Quand on a une entreprise comptant de nombreux salariés, il peut être difficile de gérer efficacement la paie. L’élaboration des bulletins et les autres formalités peuvent constituer de véritables corvées. Heureusement pour vous faciliter la tâche, il y a des méthodes permettant de rendre automatique tout le processus. Découvrez ci-dessous les étapes à suivre pour procéder à l’automatisation de la gestion de vos paies.
Automatisation de la paie : définition et avantages
L’automatisation de la paie est un mécanisme qui permet de mieux gérer les démarches liées à la paie des employés. Et ce, sans avoir recours à des structures d’externalisation. En termes clairs, vous n’aurez plus à vous occuper de calculer les heures de travail ou les heures supplémentaires de vos employés. Vous ne payerez pas non plus d’autres professionnels pour s’en occuper. Pour procéder à l’automatisation de la paie, on a recours à des solutions informatiques, notamment l’usage de logiciels comme combo.
Concernant les avantages, premièrement, vous gagnez énormément de temps, car la collecte et le regroupement des données se font électroniquement. Ensuite, vous économisez de l’argent, car le montant à dépenser pour le traitement de la paie est réduit. Enfin, l’automatisation limite les risques d’erreurs lors du traitement des données susceptibles de modification, telles que :
- Les congés payés ;
- Les congés de formations ;
- Les heures supplémentaires, etc.
Procédure à suivre pour automatiser la paie
La première étape consiste à faire l’inventaire des points forts ainsi que des faiblesses de votre entreprise. Pour cela, il faut connaître le nombre total de vos ressources humaines et faire la liste de toutes les activités que vous menez durant le processus de leur paiement. Cela est important, car toutes les entreprises ne sont pas confrontées à la même réalité. Parfois, il faut réaliser un audit approfondi avant de faire la liste de vos besoins. Pour la réussite de votre projet, vous pouvez associer les représentants du personnel. Si vous le voulez, vous pouvez avoir des séances de travail avec le personnel pour leur expliquer les avantages de l’automatisation.
Deuxièmement, vous devez identifier le logiciel de paie qui vous convient le mieux en prenant en compte les avis de vos employés. Par ailleurs, en dehors des paies, il existe aussi des méthodes permettant de gérer efficacement vos factures. Vous pouvez solliciter l’aide d’un spécialiste pour régler les paramètres du logiciel. Au cas où vous auriez du mal à comprendre son mode de fonctionnement, vous pouvez suivre des cours à cet effet. Il faut aussi noter que le logiciel ne doit pas être accessible à tous vos employés afin de veiller à la traçabilité des opérations.
La troisième étape consiste à intégrer dans la base de données du logiciel toutes les informations liées aux employés. Prenez le soin de mentionner les heures de travail et tous les autres détails. Le logiciel se chargera de vous éditer les fiches de paie à chaque fin du mois. Son calcul tient également compte des charges sociales de l’entreprise. Par ailleurs, l’automatisation ne vous empêche pas de faire des contrôles périodiques.
