Bien que sans grande valeur ajoutée pour une entreprise, la gestion des factures est une tâche indispensable et assez chronophage. Dans les grandes firmes, il est du ressort du service comptable de s’en charger mais dans une petite entreprise, c’est parfois le dirigeant lui-même qui s’en occupe. Cette tâche fastidieuse peut toutefois être allégée et rendue plus facile à gérer.
Dématérialisez vos factures
La gestion des factures est la phase qui intervient après la facturation, qui est la rédaction et l’édition des factures. Elle englobe tous les traitements que subit la facture, depuis son émission jusqu’à son archivage. Le traitement manuel de vos factures vous expose à différents risques :
- l’imprimer sur du papier, ce qui engendre des frais, mais aussi des risques de détérioration du contenu,
- l’expédition par courrier qui nécessite des frais d’envoi, du temps pour la mise sous pli, des délais d’envoi longs et expose à des risques d’égarement,
- le dépôt dans la boîte aux lettres impliquant la perte de temps pour la récupération,
- la négligence de la facture qui peut engendrer des pertes ou le vol.
Les inconvénients liés à la méthode de gestion traditionnelle sont légion. Ils concernent surtout la perte de temps, d’argent et d’efficacité. Avec la dématérialisation des factures, il est dorénavant possible de supprimer tout ce procès pour gagner du temps et faire des économies tout en restant productif.
En effet, la dématérialisation, encore appelée numérisation, consiste en la suppression du support papier dans la gestion des factures fournisseurs. Cela suppose que l’intégralité du cycle de traitement de la facture est numérisée. Ainsi, de l’émission de la facture à son archivage, en passant par le paiement, tout se fait de façon digitale. Cette méthode permet dans un premier temps de limiter les pertes de temps et d’argent liées à l’impression, la mise sous pli, l’expédition et l’archivage.
Dans un second temps, le choix des solutions ou outils de dématérialisation des factures fournisseurs vous permet d’être en règle avec la législation française. Une loi, dont la mise en application est prévue pour l’année 2023, stipule que les entreprises devront émettre et recevoir des factures numérisées pour leurs diverses transactions (B2B et B2C).
Par ailleurs, en adoptant les factures dématérialisées, vous réalisez un bon geste pour la planète. En effet, la suppression des papiers du processus évite la destruction de milliers d’arbres dans le monde et la réduction du gaspillage de l’eau. De plus, la suppression de cycle d’envoi physique permet la réduction des émissions de gaz à effet de serre dues aux transports.
Optez pour une gestion centralisée des factures
Avec les différents clients et fournisseurs que possède une entreprise, le nombre de transactions et les canaux d’envoi des factures, il n’est pas rare d’en retrouver un peu partout. Certaines peuvent de ce fait se retrouver dans l’espace client, d’autres dans le Cloud ou des espaces de stockage, tandis que la plupart sont sous forme de courriers physiques éparpillés sur le bureau. Tout ceci peut engendrer une mauvaise gestion de vos factures fournisseurs et augmenter les risques d’impayés.
La solution pour venir à bout de ces problèmes est de créer un espace unique pour y classer toutes les factures de l’entreprise par catégories. Ainsi, dans un même espace, vous aurez une vue sur l’ensemble de vos factures et leur gestion sera simplifiée. Cette technique vous permet aussi d’avoir une visibilité sur les factures déjà payées, celles en cours et celles qui sont impayées. Vous maitrisez de ce fait votre flux financier et pouvez engager plus facilement des dépenses en cas de nécessité.
Contrôlez les accès aux factures
L’une des raisons pour lesquelles l’État français envisage l’utilisation des factures numérisées concerne les cas de fraude. Ce problème, qui gangrène l’évolution des entreprises, peut être résolu par une gestion des accès aux factures. Il suffit pour cela de séparer les tâches liées à la saisie et au paiement des factures. Ainsi, deux personnes différentes effectueront ces actions.
En outre, il faudra responsabiliser une troisième personne qui s’occupera du contrôle de la concordance entre les frais décaissés ou encaissés et les montants indiqués sur les factures. Cette mesure est beaucoup plus pratique et plus facile à mettre en œuvre avec les outils de dématérialisation des factures fournisseurs. Ils possèdent des fonctionnalités qui permettent de donner des accès uniques à chaque personne, en fonction de ses habilitations. Ceux-ci lui permettront d’accéder à des fonctions ou parties spécifiques de l’application pour effectuer des actions.
Avec cette mesure, les administrateurs pourront vérifier, à travers un workflow, toutes les actions réalisées à chaque niveau et qui en est l’auteur.
Programmez le paiement des factures
Les cas les plus récurrents que l’on rencontre en entreprise sont ceux liés au retard des paiements, qui engendre la réception des relances pressantes, voire mécontentes. Une manière de les éviter est d’utiliser une organisation pour programmer le paiement des diverses factures de l’entreprise. Cette mesure est complémentaire à la gestion centralisée des factures.
En effet, si la première phase qu’est la centralisation est bien gérée, vous disposerez d’un espace fournisseur qui contiendra toutes les factures de ces derniers. Chacun d’eux aura alors un compte que l’équipe comptable utilisera lors des virements. Avec un programme informatique, elle pourra effectuer les transactions sous différents aspects :
- de solde ou d’acompte,
- programmé à la date d’échéance,
- réalisée par catégorie en un clic,
- à la réception des commandes.
Grâce au paiement programmé, vous pouvez même choisir à l’avance le compte en banque d’où partiront les frais. Cette astuce vous permettra d’éviter les cas de retard sur le paiement des factures.
Souscrivez une assurance factures
Une étude réalisée auprès des entreprises de l’Hexagone, révèle qu’environ 50 % des factures fournisseurs sont payées en retard. Cela met les entreprises face à des risques de définancement, voire de faillite. Pour se protéger de cela, il est possible de recourir à une assurance factures. Celle-ci vous permet de vous faire rembourser, en cas de non-paiement, malgré les relances.
En effet, lorsque le débiteur ne respecte pas les échéances, la compagnie d’assurance se charge d’effectuer les relances et prend en charge le recouvrement. Si malgré plusieurs tentatives, le client ne paye toujours pas, elle enclenche alors la procédure d’assurance. L’entreprise assurée se voit alors indemnisée et 90 % du montant de la facture couverte lui sont reversés, sans les taxes. Notez toutefois que l’assurance doit être souscrite après l’émission de la facture et avant l’échéance de paiement, pour être valable.
Ayez recours à l’affacturage
Pour mieux gérer vos factures fournisseurs et limiter les cas de retard sur le paiement, une autre astuce assez efficace est le recours à une solution d’affacturage. Celle-ci fait intervenir 3 parties principales que sont :
- l’entreprise cliente,
- le fournisseur de services,
- le factor (entreprise d’affacturage).
Elle est très sollicitée par les grandes entreprises et timidement adoptée par les TPE-PME. Son mode de fonctionnement est très simple. L’entreprise vendeuse sollicite la société d’affacturage à qui elle cède toutes ses factures. Cette dernière se charge alors de lui avancer le paiement de la somme due.
Ensuite, le factor prend en charge la relance du client et procède au recouvrement des créances auprès de celui-ci. Cette méthode est idéale pour éviter les cas d’impayé et de relances parfois menaçantes qui pourraient détériorer les relations entre vos clients et vous. Il existe plusieurs formes d’affacturage que vous pouvez alors solliciter en fonction de votre secteur d’activité et de vos besoins, pour une meilleure gestion de vos factures.
