La domiciliation représente souvent un dilemme auquel font face les entrepreneurs. La raison est que l’établissement du siège social implique de considérer une multitude de facteurs logistiques et stratégiques. Il doit être mûrement réfléchi. S’il peut se faire de différentes manières, le fait de passer par une structure de domiciliation est de plus en plus courant en France. Nous vous présentons les différentes raisons qui expliquent l’engouement croissant des créateurs d’entreprise pour cette option. Nous faisons le point sur le rôle d’une société de domiciliation et sur les critères à retenir au moment de son choix.
Qu’est-ce qu’une société de domiciliation et comment la choisir ?
Une société de domiciliation est une structure qui détient un agrément préfectoral et dont la principale mission est la domiciliation des entreprises. Elle se charge d’attribuer un domicile juridique ainsi qu’une adresse administrative aux structures en tout genre qui en font la demande, allant des entreprises individuelles aux grandes sociétés, en passant par les TPE et les PME. En d’autres mots, ce genre d’adresse fait office de siège social. C’est là où se trouve l’ensemble des services administratifs des entreprises domiciliées ou plus exactement leur cœur administratif. Le siège social est toutefois différent de l’adresse où les entreprises exercent réellement leur activité.
Il fixe le tribunal compétent en cas de litige et, une fois établi, doit être déclaré auprès du CFE compétent (Greffe du tribunal de commerce, CCI, URSSAF, CMA…) dans le cadre de la demande d’immatriculation. Quoi qu’il en soit, une structure proposant une domiciliation d’entreprise se situe dans un secteur plus prestigieux, plus stratégique, plus valorisant et plus accessible. Elle séduit ainsi les entrepreneurs désireux de s’implanter dans un quartier d’affaires pour des raisons évidentes d’image, de notoriété, de crédibilité et de visibilité. Au-delà de la domiciliation à proprement parler, ce prestataire propose un panel élargi de services complémentaires pensés spécialement pour les entreprises.
Cependant, pour que vous puissiez profiter pleinement des avantages découlant des prestations d’une telle structure, vous devez la choisir minutieusement. Vous devez tenir compte d’un certain nombre de facteurs. On compte en premier lieu la qualité des adresses et leur compatibilité avec votre activité. Les services annexes proposés doivent aussi entrer en ligne de compte. Il en va de même pour la durée d’engagement. Il faut savoir qu’un contrat de domiciliation dure au minimum 3 mois et est renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.
N’oubliez surtout pas de vous attarder sur chacune des clauses du contrat et vérifier l’existence ou non de frais cachés. Pensez de plus à prendre en considération les grilles tarifaires. Chez certaines sociétés de domiciliation, vous pouvez domicilier votre entreprise au cœur d’un quartier prestigieux et stratégique dès 20 € par mois. Avant de procéder à la signature du contrat, vérifiez que la société de domiciliation a obtenu un agrément préfectoral authentique et qu’elle est immatriculée au RCS. N’oubliez pas de visiter ses locaux et d’évaluer la qualité de l’ensemble des équipements qu’elle met à disposition des structures domiciliées.
Une gestion professionnelle de tous vos courriers
Passer par une structure de domiciliation, c’est profiter d’une gestion professionnelle de l’ensemble de vos courriers. Ce prestataire s’occupe de cette opération chronophage conformément à vos contraintes de sorte que vous puissiez octroyer davantage du temps au développement de votre entreprise. La société de domiciliation va alors prendre en charge la réception de l’ensemble de vos courriers administratifs ainsi que leur stockage. Selon les modalités qui lui sont propres, elle peut vous transmettre un email ou un SMS à partir du moment où vos colis et lettres sont arrivés.
Il ne vous reste alors plus qu’à les récupérer auprès de votre centre d’affaires. La même structure peut en plus vous faire profiter d’un service de réexpédition. Celui-ci est d’une importance significative dans le cas où vous, ainsi que vos collaborateurs, êtes quotidiennement occupés. Son principe s’avère relativement simple : la société de domiciliation réexpédie directement à l’adresse de votre choix vos lettres, vos revues d’affaires ainsi que vos colis. Une réelle tranquillité d’esprit est à la clé. En général, la réexpédition s’opère jusqu’à une fois par semaine.
Si elle est déjà incluse dans la formule souscrite, elle est entièrement gratuite. Dans le cas contraire, elle vous sera facturée en fonction de la fréquence de réexpédition sélectionnée. Dans tous les cas, vous êtes libre de modifier l’adresse d’expédition selon vos besoins, ce qui s’avère intéressant si vous êtes souvent en déplacement professionnel. Nous pouvons y ajouter la numérisation des courriers. Un tel service prend toute son importance dans le contexte actuel marqué par la digitalisation de masse des entreprises.
La société de domiciliation se charge de scanner les courriers qu’elle reçoit quotidiennement pour ensuite vous les réexpédier par email et/ou sur un espace client en ligne qu’elle met à votre disposition. Vous pouvez ensuite les consulter directement en ligne et télécharger les plus importants pour votre entreprise. La digitalisation vous garantit alors un gain de temps significatif et vous évite de passer à côté des informations les plus cruciales. Elle rime de surcroît par organisation améliorée, échange d’informations plus fluide, tout en étant respectueuse de notre planète.
Le choix d’une adresse stratégique pour votre entreprise
Pour peu que la société de domiciliation soit minutieusement choisie, elle vous fait profiter d’une adresse prestigieuse qui se situe dans un quartier d’affaires dynamique, inspirant confiance et à forte notoriété. Celle-ci vous donne la possibilité de gagner en crédibilité et en sérieux auprès de vos clients, vos prospects, vos partenaires, vos fournisseurs, vos investisseurs…
Elle vous permet d’offrir à votre structure une vitrine de renom qui ne manquera pas de renforcer votre professionnalisme ainsi que votre image de marque et votre notoriété. De même, votre siège social est établi dans un secteur fréquenté et accessible par vos clients et prospects. Cela garantit ainsi un gain de visibilité notable. Les avantages réputationnels qui en découlent propulseront votre business.
Miser sur la domiciliation commerciale, c’est également attribuer à votre entreprise une adresse administrative distincte de votre adresse personnelle. Cette dernière, autant que votre vie privée, sera de ce fait préservée du grand public. Votre siège social ainsi que votre lieu d’exercice seront aussi bien distincts. Notez par ailleurs que la domiciliation au sein d’une structure domiciliataire peut s’avérer intéressante d’un point de vue financier.
C’est un levier sur lequel vous pouvez vous appuyer dans le cas où vous ne disposez pas des moyens financiers nécessaires pour louer un local ou pour en faire l’acquisition. En d’autres mots, la domiciliation commerciale vous offre la possibilité de domicilier à moindre coût votre siège social dans un centre d’affaires et de réduire au strict minimum les frais fixes. Comme nous l’avons déjà précisé, vous pouvez en profiter à partir d’une vingtaine d’euros par mois.
Des services complémentaires pour optimiser votre activité
L’autre avantage de la domiciliation commerciale tient au fait qu’elle vous fait profiter d’une large panoplie de prestations qui faciliteront significativement la gestion de votre entreprise. Au-delà de la gestion de courriers, vous bénéficiez d’un secrétariat, d’une permanence téléphonique ainsi que de la gestion de vos agendas. On retrouve aussi une aide aux formalités juridiques (création d’entreprise, modification statutaire, transfert de siège social, gestion administrative auprès du Greffe du tribunal de commerce…) et la filtration de toute visite inopinée et indésirable.
Vous aurez par ailleurs à votre disposition des bureaux, des salles de réunion et des espaces de coworking entièrement équipés que vous pourrez louer ponctuellement et de façon permanente. Notez qu’une société de domiciliation commerciale vous permet d’avoir recours ponctuellement aux services dont votre entreprise n’a pas besoin au quotidien. Avec elle, vous profitez d’un cadre plus souple que celui d’un bail commercial classique.
