Il est inutile de rappeler que toutes les PME sont soumises à des obligations comptables. Ce qu’il est cependant important de notifier c’est que plusieurs solutions sont disponibles pour faciliter le suivi de la comptabilité. Les dirigeants peuvent passer par des services en ligne, utiliser des logiciels de comptabilité ou recruter un expert. Évidemment, il leur faudra décortiquer chacune des options afin de trouver celle qui répond le mieux aux besoins de l’entreprise.
Faites appel à un expert comptable en ligne
L’expert-comptable en ligne assure plusieurs rôles dont la tenue de la comptabilité, l’accompagnement juridique, fiscal et financier des entreprises. Utiliser les services d’un comptable en ligne est une solution très avantageuse pour les PME au regard des nouveaux enjeux en matière de comptabilité. En effet, de nos jours, il n’est plus obligatoire d’engager un comptable pour suivre rigoureusement sa comptabilité. D’un autre côté, il est plus difficile pour un dirigeant de tenir lui-même ses comptes. La dématérialisation des processus et la vente en ligne obligent les PME à revoir la gestion de leur trésorerie. Elles doivent être capables d’assurer un suivi strict, sans pour autant augmenter leurs coûts.
L’expert en ligne offre une permanence dans l’accompagnement, propose des services à faible coût et permet aux entreprises de réaliser un gain considérable de temps. Évidemment, pour profiter de tous ces avantages et d’une prestation sur mesure, vous devez choisir consciencieusement votre comptable. Pour cela, vous devez vous reporter aux devis qui vous seront proposés. Par ailleurs, si vous cherchez un devis d’un expert comptable en ligne qui pourra réellement gérer la comptabilité de l’entreprise, vous devez prendre en compte certains critères.
Le diplôme d’expertise
Il peut arriver de trouver des comptables qui exercent illégalement leur activité en ligne. Pour cette raison, dès vous êtes en présence d’un devis, il convient de vérifier le caractère légal de l’activité. Le professionnel est-il titulaire d’un diplôme d’expertise comptable ? La loi exige également que le comptable soit inscrit au tableau de l’Ordre des experts comptables (OEC). Dans un premier temps, vous devez donc identifier le nom de la structure et/ou de l’expert. Ensuite, vous devez consulter l’annuaire de l’OEC afin de vous assurer que le professionnel ou sa structure figure. Si c’est le cas, vous pouvez être rassuré et envisager de travailler avec cette personne.
La répartition des tâches comptables
Comme vous le savez surement, il est possible de confier la totalité ou seulement une partie de ses tâches comptables à l’expert. Vous devez donc voir apparaitre sur le devis, la part de responsabilité qui vous incombe et celle qui lui revient. Cette partie est très importante pour bien délimiter le champ d’action du comptable, mais aussi pour établir un rapport entre la charge de travail et le coût de la prestation. En général, les tâches sont regroupées dans un tableau avec pour chacune d’elle la partie responsable (l’entreprise ou le comptable).
La rémunération de l’expert
C’est la partie la plus importante du devis. Si les services d’un comptable en ligne sont appréciés, c’est en grande partie parce qu’ils sont économiques. Pour cette raison, vous devez vous pencher sérieusement sur ce critère. Généralement, ces services sont facturés annuellement. Selon le contrat, les paiements peuvent être échelonnés ou versés en une fois à la fin de la mission.
En ce qui concerne la facture elle-même, le professionnel peut appliquer un tarif au forfait, au forfait ajusté ou selon le temps passé. On parle de facture au forfait lorsque l’expert applique un tarif fixe qui est fonction d’une masse de travail donnée. Le forfait est dit ajusté lorsque des ajustements du tarif sont effectués à la fin de l’année, dans le cas où les travaux effectués ont été plus nombreux que prévu. Pour finir, le professionnel facture au temps passé lorsque ses tarifs sont appliqués différemment selon les tâches qu’il effectue.
La résiliation du contrat
Un dernier point important à vérifier est celui portant sur la résiliation du contrat. Le devis doit clairement préciser la durée de la mission, le montant à verser en cas de rupture prématurée, et le préavis pour la rupture. Toutes ces données sont très importantes afin que l’entreprise sache à quoi s’attendre si elle désire rompre son contrat.
Utilisez un logiciel de comptabilité
À défaut de confier sa comptabilité à un expert, l’entreprise peut s’en occuper elle-même. Toutefois, pour mieux suivre ses comptes, elle doit se doter d’un logiciel de comptabilité. Il s’agit d’un programme ou d’un outil informatique qui aide à la tenue de la comptabilité. Le logiciel est utilisé pour retranscrire fidèlement l’ensemble des transactions ayant cours entre la société et ses partenaires. L’entreprise peut faire appel à un développeur pour créer un logiciel en interne ou se tourner vers un éditeur de logiciel.
À quoi sert un logiciel comptable ?
Les rôles d’un tel outil sont multiples, ce qui justifie son utilité dans la gestion comptable d’une entreprise.
Tenue de la comptabilité
Le logiciel permet l’établissement de plan comptable, la création et le paramétrage de journaux, ainsi que la comptabilisation d’écritures dans les journaux.
Gestion des immobilisations
Il inclut des modules de gestions des immobilisations. Cela permet l’enregistrement et la sortie des immobilisations, de même que le calcul de leur amortissement et du montant des dotations. Le programme aide aussi à gérer les écritures comptables de dotations aux amortissements. Ces modules peuvent être mis à profit pour calculer les plus-values ou les moins-values en cas de cession des immobilisations.
Gestion des transactions avec les partenaires
Le logiciel facilite l’édition et la consultation de comptes généraux et auxiliaires. Il inclut la genèse de courriers visant à notifier les retards de paiement aux clients. Certains logiciels intègrent même le rapprochement bancaire.
Gestion des documents financiers et fiscaux
Grâce à cet outil, on peut éditer des comptes annuels (compte de résultat, bilan comptable, annexe, etc.). Il prend en charge des déclarations de TVA, de liasse fiscale et d’autres types de déclaration.
Exportation de données
L’entreprise peut facilement exporter les données relatives à sa comptabilité afin de les intégrer dans un autre logiciel plus performant ou plus abouti.
Se procurer un logiciel est donc une solution très intéressante pour mieux suivre la comptabilité de votre PME. Bien entendu, pour mieux profiter de l’outil, il faut bien le choisir. Il existe un panel très large de programmes sur le marché. Le dirigeant doit effectuer un choix minutieux basé sur les modules et le prix. Il doit dans un premier temps s’assurer que toutes les fonctionnalités dont il aura besoin sont bien intégrées dans l’outil. Ensuite, il doit s’assurer que ce dernier présente un bon rapport qualité prix. Le coût doit intégrer les futures mises à jour et les éventuelles améliorations.
Quels sont les avantages d’un logiciel comptable ?
Le logiciel comptable permet aux PME de gagner du temps dans les opérations comptables. Il réduit par ailleurs considérablement les risques d’erreurs. Dès lors que les informations ont été bien enregistrées, le logiciel fournit des données uniques facilement exploitables. D’ailleurs, s’il arrive que ces données soient discontinues, le gestionnaire comprend qu’il a fait une erreur. Il lui suffit alors de la chercher et de la réparer.
Les logiciels comptables sont conçus pour produire des documents en un clic. Ils facilitent les analyses et peuvent être intégrés à d’autres types de logiciels pour une meilleure coordination des activités de l’entreprise. En général, en raison du volume peu important de flux au niveau de PME, ces dernières arrivent généralement à piloter aisément leur logiciel et à s’épargner plusieurs dépenses liées aux services d’un expert.
Quelle solution comptable est la meilleure option pour une PME ?
À ce stade, vous vous demandez surement quelle est la solution la plus avantageuse pour vous : faire appel à un professionnel en ligne ou à un logiciel comptable ?
Tout d’abord, sachez que toutes les deux sont plus avantageuses que le recrutement d’un comptable en interne ou que l’externalisation des tâches (cabinet physique). Ensuite, le professionnel en ligne offre généralement un meilleur suivi de la comptabilité, car c’est un expert et il dispose des compétences nécessaires pour mener à bien les missions qui lui sont confiées. Il offre un véritable suivi et ses coûts sont raisonnables. Il peut suivre la comptabilité de la PME de n’importe où et à n’importe quel moment. Il épargne à l’entreprise (selon le cas) l’obligation de prendre en main ses déclarations fiscales et ses tâches comptables. Il lui procure aussi des conseils avisés et l’aide dans les prises de décisions stratégiques.
Du côté du logiciel, le gain de temps et d’argent est également notable. L’entreprise a une réelle maitrise de ses opérations comptables. Le logiciel permet de sécuriser et surtout de fiabiliser tout le processus. Les erreurs sont limitées puisque les journaux sont paramétrés et les totaux sont automatiquement générés. Puisque toutes les données sont centralisées, le logiciel comptable se comporte comme un outil d’aide à la décision. Il permet de détecter les anomalies et d’agir en conséquence. C’est donc un programme qui aide l’entreprise à visualiser sa performance.
Il revient cependant à l’entreprise d’analyser rigoureusement les deux options afin de trouver celle qui répond le plus à ses besoins et que ces ressources lui permettent d’adopter.
