La facturation est une tâche qui joue un rôle important dans votre entreprise. La réglementation a évolué depuis que la digitalisation s’est imposée dans le monde professionnel. Depuis 2020, l’envoi des factures par voie électronique à l’État ou aux collectivités territoriales a été rendu obligatoire pour toutes les entreprises. Un calendrier visant à mettre en place la facturation électronique de manière progressive a d’ailleurs été établi. D’ici 2026, la réception et l’émission de facture électronique devront être maîtrisées et appliquées. Quels sont les principaux avantages de cette solution pour les entreprises ? Pourquoi sera-t-elle rendue obligatoire ?
Gagnez du temps grâce à la facturation électronique
Si la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises d’ici quelques années, c’est parce qu’elle contribue à l’augmentation de leur productivité. La facturation est une tâche chronophage qui demande énormément de temps au sein d’une entreprise. Une longue période peut s’écouler entre l’établissement des factures jusqu’à leur régularisation.
Il n’est pas toujours facile de s’y retrouver parmi les différents types de documents stockés en entreprise. Grâce à l’envoi par voie électronique, vous pouvez économiser du temps sur les tâches administratives et réduire des délais de paiement. L’automatisation de ce processus est effectivement un moyen efficace pour vous libérer de ce travail. La gestion des factures sera simplifiée, car les envois, les paiements et les impayés peuvent être suivis en temps réel. Vous avez donc la possibilité de vous focaliser sur les tâches à valeur ajoutée pour développer votre activité.
L’envoi des factures est plus rapide avec cette solution. Même les rappels peuvent être envoyés automatiquement. Cela implique que vos clients les recevront dans l’immédiat et pourront les régler dans les meilleurs délais. D’ailleurs, cette dématérialisation vous permet d’optimiser le processus de comptabilité de votre entreprise, car les factures peuvent être intégrées dans le système automatiquement.
La facturation électronique pour faire des économies
La facturation électronique est également synonyme d’économies. Vous pouvez réduire plusieurs dépenses comme les frais de port. Vous n’aurez plus à investir dans du papier, des cartouches d’encre et les équipements indispensables pour l’impression. L’absence des coûts de maintenance de ces appareils se ressentira aussi sur votre budget. Sans oublier le fait que l’envoi des factures électroniques est entièrement gratuit. L’archivage des documents durant leur durée de validité est plus simple, et ne demande pas des coûts de stockage élevés.
L’élimination du papier dans la facturation sera non seulement favorable pour la trésorerie de votre entreprise, mais également pour la planète. C’est effectivement un moyen de réduire les déchets. Grâce à l’envoi instantané des factures aux clients, vous réduisez aussi l’empreinte carbone liée au transport.
Une précision améliorée : la facturation électronique permet de réduire les erreurs
Vous gagnez aussi en efficacité en adoptant la facturation électronique. Les risques d’erreurs liées à la saisie manuelle sont supprimés. Le traitement des factures est plus rapide et plus performant. Vous pouvez les éditer et les transmettre du fournisseur vers le client en toute facilité.
La précision est au rendez-vous et tout se gère en quelques clics sans devoir manipuler divers documents. Le suivi des documents est plus efficace grâce aux différentes données qui peuvent être identifiées facilement. Vous pouvez alors déterminer la nécessité d’envoyer des rappels ou de faire des relances au bon moment, par rapport aux dates des factures.
L’envoi dématérialisé est également un moyen de supprimer les risques de perte de documents. Comme le stockage des factures se fait de manière digitale, elles peuvent être consultées en ligne, dans l’archivage sécurisé.
En définitive, la facturation électronique est un grand pas vers la digitalisation de votre entreprise. Cette solution est avantageuse sur plusieurs points. En plus de vous permettre de gagner énormément de temps, elle améliore aussi votre productivité et votre efficacité. Le personnel pourra se concentrer sur les tâches plus importantes grâce à l’automatisation de la facturation. Il s’agit d’une solution parfaite pour éviter les risques d’erreurs et de pertes de documents.
De plus, la numérisation réduit les coûts de manière considérable. Vous vous libérez des frais liés au support papier, au transport, au stockage et au matériel d’impression. C’est également une manière de contribuer au respect de l’environnement. La suppression de papier réduit les déchets et le taux de CO2 émis par votre activité. Outre ces différents avantages, vous devez garder à l’esprit que la réception de facture électronique sera bientôt rendue obligatoire. Vous serez donc contraint d’adopter cette solution tôt ou tard. Autant en profiter en avance pour vous familiariser avec ce processus automatisé.
