Avec la digitalisation qui prend de plus en plus de place dans la plupart des secteurs, les logiciels de gestion hôtelière s’imposent comme une évidence. La plupart des responsables d’hôtel qui s’en servent leur attribuent le mérite d’avoir fait grandir de manière considérable leur chiffre d’affaires. Ils affirment ne plus vouloir s’en passer en mettant en exergue les multiples caractéristiques de ces logiciels pour faciliter la gestion de leur activité. Vous avez peut-être des doutes sur l’utilité de ces logiciels ? Découvrez ici les raisons pour lesquelles vous devez en déployer un pour votre hôtel.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion hôtelière ?
Un logiciel de gestion hôtelière est un outil digital qui permet au responsable d’hôtel d’effectuer plus facilement la gestion quotidienne de son complexe hôtelier. Ce logiciel l’aide à réaliser les tâches administratives avec plus de rapidité en mettant à l’œuvre les différentes fonctionnalités qu’il propose. Il l’aide aussi à effectuer les réservations des clients avec plus d’efficacité, ce qui lui permet d’être plus productif dans son travail au quotidien. Il faut ajouter que l’utilisation d’un logiciel de gestion d’hôtel peut également avoir un impact sur l’expérience globale de vos clients.
En effet, ce logiciel intervient dès le début de leur processus de réservation en ligne jusqu’à la fin de leur séjour dans votre hôtel. Par conséquent, la présentation de son interface et sa facilité d’utilisation peuvent permettre au client de se faire une idée des performances de votre hôtel. Il existe actuellement sur le marché plusieurs différents types de logiciels de gestion hôtelière, conçus avec diverses fonctionnalités. Il est donc important de bien étudier les différentes offres pour choisir celui dont les caractéristiques cadrent parfaitement avec les besoins de votre hôtel.
Néanmoins, si ces logiciels deviennent incontournables, c’est parce qu’ils contiennent pour la plupart certaines fonctionnalités qui apportent plus d’efficacité dans la gestion d’hôtel.
Le channel manager
Le channel manager est un outil qui permet de louer des chambres en ligne en collaborant avec les agences de voyages et d’autres canaux de distribution. Il sert à connecter votre hôtel avec des agences de publicité en ligne pour y afficher vos tarifs, votre disponibilité, ainsi que les photos de vos chambres. Les clients peuvent alors réserver chez vous ou visiter votre site pour mieux découvrir ce que vous proposez. Ce qu’il y a d’intéressant avec le channel manager, c’est qu’il assure aussi une synchronisation de vos informations, pour éviter les risques de double réservation.
L’utilisation du channel manager vous aide à gagner du temps parce qu’il s’occupe de l’actualisation automatique de vos disponibilités sur l’ensemble des sites partenaires. Il vous évite donc la tâche chronophage qui consiste à modifier manuellement vos informations sur les différents canaux de distribution. Vous avez par conséquent plus de temps libre pour vous occuper d’autres activités plus importantes. En accomplissant cette tâche à votre place, il limite également le risque d’erreurs dues à la saisie manuelle des informations sur plusieurs plateformes.
Grâce au channel manager, la visibilité de votre hôtel est également boostée parce qu’il est simultanément affiché sur plusieurs canaux de publicité. Par conséquent, vos chances de recevoir des réservations sont aussi multipliées, ce qui est tout à l’avantage de votre établissement. En outre, le channel manager vous aide à améliorer vos stratégies marketing et de ventes grâce aux données qu’il collecte sur les différents sites partenaires. En étudiant les résultats d’analyse de ces données, vous avez la possibilité de mieux peaufiner votre stratégie de communication pour gagner en visibilité.
L’outil PMS
L’outil Property Management System (PMS) est une plateforme dont le rôle consiste à gérer les fonctions de réception des clients au sein d’un complexe hôtelier. Il permet d’assurer les réservations, l’enregistrement, l’attribution et la facturation des chambres pour chaque visiteur de l’hôtel. Il aide le gérant à avoir une vision globale du planning de son établissement, non seulement sur les réservations passées, mais aussi présentes et futures.
Grâce à l’outil PMS, le responsable d’hôtel peut organiser son tableau de réservation selon ses propres codes pour mieux se repérer. Il peut par exemple attribuer des couleurs spécifiques aux différents forfaits de base, ainsi qu’à la barre de séjour. Il peut également trier les différentes chambres en fonction de leurs caractéristiques, ou les visualiser par pictogrammes. Il peut même regrouper les informations des visiteurs par pays de provenance, régime alimentaire, numéro de téléphone…
L’outil PMS permet aussi au gérant d’hôtel de mieux gérer la communication entre l’hôtel et ses clients. Il offre une fonctionnalité qui permet de créer facilement des campagnes d’emailing et de les automatiser. Il permet par ailleurs une meilleure communication interne au sein de l’équipe, en programmant des notifications pour informer des modifications et des nouvelles réservations. Toutes ces fonctionnalités de l’outil PMS expliquent naturellement la raison pour laquelle les logiciels de gestion hôtelière deviennent incontournables dans le secteur. Leurs multiples avantages apportent une aide précieuse aux gérants d’hôtel pour leur permettre de gagner en productivité.
Le système de réservation interne
Pour maximiser les chances de réservation de vos chambres, vous ne devez pas seulement vous appuyer sur la stratégie du channel manager. Vous devez aussi mettre en place sur le site internet de votre hôtel, un système de réservation interne, simple à utiliser et transparent. Le système de réservation interne permet à vos clients de prendre des chambres directement sur votre site, pendant qu’ils le visitent. En optant pour un logiciel de gestion d’hôtel complet, vous bénéficiez de l’intégration à votre site d’un système de réservation rapide et efficace.
Le système de réservation interne vous évite de rediriger vos clients vers d’autres plateformes pour réserver, ce qui peut entraîner leur désistement. Il vous permet également d’afficher le contenu de vos chambres, ainsi que les prix pour faciliter à vos clients le choix de l’option qui leur convient. Grâce au système de réservation intégré, vous pouvez aussi proposer à vos clients des formules adaptées à leurs besoins spécifiques pour accroître vos revenus. Vous pouvez par exemple prendre en compte les exigences liées aux différentes périodes de l’année pour réadapter votre offre.
Enfin, vous avez la possibilité d’enregistrer les préférences de chacun de vos clients afin de mettre facilement en place une stratégie visant à les fidéliser.
