Dans la vie d’une entreprise, la recherche d’un espace de travail adapté à ses besoins est une étape cruciale. Plusieurs critères sont essentiels lorsqu’il s’agit d’une location de bureau pour héberger son entreprise : situation géographique, taille, prix, aménagements et services proposés. Cet article vous guide dans chaque étape du processus pour dénicher un local professionnel sans difficultés.
Évaluer vos besoins en termes d’espace et de coût
Pour débuter votre recherche, il est indispensable d’établir un cahier des charges précis sur l’espace dont vous avez besoin. Cette évaluation doit tenir compte de plusieurs éléments tels que le nombre d’employés, les équipements nécessaires, l’accessibilité et la croissance prévue de l’entreprise. La considération de ces facteurs vous permettra de déterminer quel type de bureau convient le mieux : bureau individuel, espace partagé, open space, ou encore coworking.
La question du budget alloué à la location est centrale pour orienter vos recherches vers des lieux adaptés. Les loyers varient grandement selon les zones géographiques, avec des écarts importants entre le centre-ville et les périphéries par exemple. N’hésitez pas à consulter des sources telles que les sites web spécialisés ou les annonces immobilières pour mettre en relation le coût de l’espace souhaité avec les prix moyens du marché.
Choisir un emplacement stratégique
Une fois que vous avez identifié vos besoins en termes d’espace et de coût, il est temps de choisir un emplacement idéal. L’emplacement a une importance capitale pour votre entreprise, car il peut influencer l’image de votre activité et faciliter les déplacements du personnel et des clients. Plusieurs critères peuvent être pris en compte pour sélectionner le bon endroit :
- Accessibilité : privilégiez un emplacement proche des transports en commun, avec des accès routiers aisés et des facilités de stationnement.
- Visibilité : choisissez un lieu où votre entreprise sera facilement identifiable et repérable par vos clients potentiels.
- Proximité : recherchez la meilleure offre du marché locatif.Newton Offices propose par exemple un panel d’espaces innovants.
- Environnement : optez pour un quartier dynamique, comportant des services et commerces à proximité pour vos employés.
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Analyser les conditions du bail et du contrat
Le bail commercial représente un engagement contractuel entre le propriétaire et son locataire. Il est important de comprendre les clauses qui régissent cette relation commerciale avant de vous engager. Voici quelques points à considérer :
- Durée et renouvellement : la durée initiale du bail, généralement fixée à 3, 6 ou 9 ans, doit être adaptée aux besoins de votre entreprise. Vous devez également vous informer sur les possibilités de renouvellement du bail et des conditions associées.
- Loyer et charges : renseignez-vous sur le montant du loyer et des charges locatives, ainsi que sur les modalités d’augmentation annuelle prévues dans le contrat. Assurez-vous de connaître le mode de paiement, la périodicité des échéances et les garanties exigées.
- Entretien et réparations : vérifiez les clauses liées à l’entretien et aux réparations des locaux pour connaître les responsabilités respectives du propriétaire et du locataire.
- Clés en main : certains baux offrent un local prêt à l’emploi, entièrement aménagé et équipé avec un accès immédiat à l’internet haut débit, des salles de réunion et des espaces communs inclus dans le loyer.
Visiter les lieux et envisager l’aménagement intérieur
La visite des locaux est une étape incontournable qui permet de se projeter et d’évaluer si l’espace correspond à vos attentes. Lors de la visite, il est essentiel de porter votre attention sur :
- L’état général du bureau : observez la qualité des finitions, la présence de défauts ou de vétusté pouvant donner lieu à négociation.
- Les installations techniques : vérifiez l’état de la climatisation, du chauffage et des installations électriques.
- La luminosité : un bureau bien éclairé par la lumière naturelle est bénéfique pour le confort et le bien-être des salariés.
- L’agencement : prévoyez comment vous aménagerez l’espace de travail en fonction de vos besoins, en tenant compte des espaces individuels et des zones communes. N’hésitez pas à faire appel à des professionnels pour faciliter cette tâche.
Négocier les conditions de location avec le propriétaire
Une fois que vous avez trouvé le bureau idéal, vient la phase de négociation avec le propriétaire ou son représentant. Cette étape peut s’avérer déterminante pour conclure un accord qui soit avantageux pour votre entreprise, notamment sur les aspects suivants :
- Le loyer : il est souvent possible d’obtenir une réduction du montant initial demandé si la demande locative est faible.
- Les aménagements intérieurs : vous pouvez négocier des travaux spécifiques et des ajustements pour adapter l’espace à vos besoins réels.
- La durée du bail : selon les circonstances, vous pourriez obtenir une certaine flexibilité sur la durée initiale du bail ou les modalités de renouvellement.
En suivant ces conseils, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour trouver une location de bureau parfaitement adaptée à votre entreprise et à son avenir.
