L’équilibre économique d’une entreprise passe par une bonne gestion de sa comptabilité. Celle-ci regroupe la fiscalité, le paiement des salaires et toutes les autres procédures qui concourent à l’évolution financière de la société. Heureusement, il existe des solutions intéressantes pour éviter les pertes. Si vous avez une petite entreprise, découvrez ici comment économiser sur votre comptabilité.
Pouvez-vous automatiser votre comptabilité à l’aide de logiciels ?
Que ce soit pour les petites ou les grandes entreprises, l’utilisation d’un logiciel comptable est une nécessité pour traiter méthodiquement les informations. Cet outil propose diverses solutions d’automatisation qui favorisent le traitement des données avec une meilleure efficacité. Il évite ainsi au professionnel comptable d’effectuer ses tâches manuellement. Cela constitue un atout majeur en matière de productivité de la société.
De plus, les logiciels comptables sont très rapides. Ces outils offrent un gain de temps considérable que vous pouvez investir pour d’autres projets de l’entreprise. En un clic, vous pouvez générer des centaines de calculs sans perdre de temps. Il suffit de remplir les données dans l’application préalablement. D’un autre côté, vous avez la possibilité de faire quelques simulations en vue d’anticiper les prochains événements. C’est la technique idéale pour bâtir une stratégie efficace autour de la gestion financière de la société.
En matière de sécurité, les logiciels sont également des outils importants pour protéger les données comptables. Grâce aux méthodes de chiffrement bout en bout et aux applications adaptées, il est difficile pour une personne externe d’accéder à vos informations. Pour bénéficier d’une bonne couverture, optez pour des logiciels qui proposent des options de protection très avancées.
En ce qui concerne le choix de l’outil adéquat, tout dépend de la taille de l’entreprise et du domaine dans lequel il sera utilisé. Les fournisseurs proposent diverses modalités qui s’adaptent à des contextes précis. Concentrez vos recherches sur les récentes inventions qui intègrent tous les modules de base.
Externalisez vos tâches auprès d’un expert-comptable en ligne
L’expert-comptable détient les solutions adéquates pour vous aider à évaluer efficacement les comptes de votre société. Si vous avez un service comptable à l’interne, le rôle de ce professionnel sera de faire un bilan global périodiquement. Au cas où vous n’en avez pas, il peut s’occuper entièrement de toutes les tâches qui concernent votre comptabilité.
Toutefois, il est préférable d’opter pour des experts en externe afin de bénéficier des conseils d’une personne neutre. Ses analyses sont plus objectives, parce qu’elle tient compte de tous les enjeux possibles. De plus, étant donné qu’elle ne fait pas partie de vos collaborateurs, elle a l’obligation de fournir une excellente prestation pour préserver son contrat.
Par ailleurs, il existe des services de comptabilité en ligne pour les entrepreneurs et particuliers. De plus en plus de personnes préfèrent cette option en raison de tous les avantages qui en découlent. En plus d’offrir une bonne flexibilité, cette solution raccourcit aussi le processus de traitement des informations. Vous pouvez faire parvenir tous les documents nécessaires à votre prestataire via internet, sans vous déplacer.
L’autre avantage que vous procure l’expert-comptable en ligne est la proximité. Vous pouvez communiquer avec votre gestionnaire de partout dans le monde. C’est une solution très avantageuse pour les entrepreneurs qui effectuent beaucoup de voyages.
En ce qui concerne la tarification, les services en ligne proposent des tarifs moins chers par rapport aux cabinets classiques. L’absence de certaines charges telles que le loyer, les salaires et le mobilier leur permet de diminuer les coûts de prestation. Pour les PME, cela constitue un bel avantage. Elles bénéficient d’un travail d’expert à un tarif qui s’adapte mieux à leur portefeuille.
Choisissez la meilleure option de gestion comptable pour votre entreprise
Le rôle du service comptable est de régulariser les entrées et sorties de fonds d’une société. Dès le départ, il est préférable de choisir le mode de gestion qui vous convient. En général, deux options s’offrent à vous. Il s’agit de la comptabilité de caisse et celle d’exercice.
Dans le premier cas, il n’y a aucune délimitation. Les comptes clients et fournisseurs sont mis ensemble et ce n’est qu’au moment des calculs que le partage est fait. Dans le compte client, on considère uniquement l’argent qui a été perçu sous forme de revenus pour la société. Les dépenses sont quant à elles classées dans le compte fournisseur. Le professionnel comptable ne peut considérer que les fonds qui ont été réellement débloqués de la caisse de la société.
Par exemple, si vous vendez un article en mars et que le client paye l’argent en août, ce revenu sera considéré dans le décompte d’août et non dans celui de mars. Selon les experts, c’est la méthode adéquate et facile pour les petites entreprises qui ne font pas de gros chiffres d’affaires.
En ce qui concerne la comptabilité d’exercice, les décomptes sont faits en temps réels. On classe un revenu dans le compte client dès lors que le service est vendu. De même, toute dépense est considérée comme faisant partie du compte fournisseur dès qu’elle est engagée. Ici, si vous vendez un service en avril, le revenu sera considéré comme étant celui du mois d’avril, peu importe le moment de paiement. Cette méthode vous donne un aperçu plus juste des comptes de la société. Elle est surtout recommandée aux entreprises qui font des opérations complexes.
L’importance de contrôler régulièrement vos dépenses
Toute société qui ne contrôle pas ses dépenses court à sa perte. De ce fait, il existe une grande variété de méthodes pour rationaliser les charges d’une entreprise.
Établissez un plan budgétaire
Le plan budgétaire schématise la structure de toutes les actions de la société. Ici, il est question de faire un recensement de tous les besoins de votre entreprise en les classant par catégorie. Ensuite, vous devez associer à chaque besoin le montant exact ou approximatif qui lui convient. Pour toutes les dépenses, précisez les dates ou la période où les fonds doivent être débloqués. C’est une méthode efficace qui permet au responsable d’avoir une vue générale sur les objectifs de la société.
Optimisez toutes les dépenses
Dans une entreprise, on peut bien éviter quelques sorties d’argent inutiles. Pour cela, en collaboration avec les acteurs principaux de la société, vous pouvez supprimer les achats superflus. De même, vous pouvez conclure des partenariats durables avec les fournisseurs de vos matières premières pour obtenir des réductions sur vos prochains achats. Dans votre quête, procédez à la comparaison de plusieurs offres afin d’être sûr que vous avez choisi la meilleure option. Le coût, la qualité, le délai de livraison et les conditions d’échanges sont des critères importants à considérer dans votre analyse.
Utilisez des solutions récentes
En matière de solutions innovantes pour la gestion des dépenses, on compte surtout les logiciels et applications. Ce sont des outils efficaces qui allient efficacité, flexibilité, rapidité et fiabilité. Vous pouvez les intégrer dans votre processus de gestion pour centraliser les informations. On peut aussi s’en servir pour créer des solutions de paiement adaptées à chaque employé.
En ce qui concerne le suivi efficace des dépenses, nous vous recommandons d’utiliser des systèmes qui facilitent la récupération des données. Grâce à cette solution, vous pouvez récupérer et intégrer directement les factures dans votre outil comptabilité.
Évitez au maximum les mauvaises habitudes
Il est important de trouver un système de gestion avantageux pour la société et les collaborateurs. Pour cela, voici quelques pratiques à proscrire pour le bien-être de la société :
- utiliser une seule carte pour tous les achats,
- partager des informations confidentielles à tous les membres de la société,
- ne pas connaître les dépenses effectuées par chaque employé,
- ne pas procéder à des vérifications périodiques pour toutes les dépenses.
Par ailleurs, la mise en place d’un processus de gestion rigide donnera plus d’agilité et de sécurité à tous les salariés et au responsable de la comptabilité.
