Dans toute entreprise, la gestion des équipements informatiques ou autres devient de plus en plus nécessaire. En effet, les nombreux flux de circulation des personnes dans ces espaces entraînent des cas de vol et de pertes d’objets ou de matériel. Face à cette problématique, de nombreuses solutions ont été pensées. C’est le cas notamment des casiers de gestion des ressources. Ils sont adaptés à toute société souhaitant sécuriser ses biens ou équipements.
Le principe des casiers de gestion de ressources
Le principe de fonctionnement des casiers de gestion des ressources est assez simple et permet d’optimiser la gestion des ressources matérielles. Pour preuve, ces casiers sont constitués d’un ensemble de portes verrouillées électroniquement. Elles permettent de surveiller ainsi l’accès aux équipements (tablettes, pc, portable) contenus dans les différents compartiments.
Basés sur la technologie RFID, ces dispositifs permettent également d’établir la traçabilité des mouvements (entrées, sorties et utilisateurs) des objets contenus dans les différents casiers. En réalité, avant de ranger chaque appareil, une puce RFDI y est intégrée. Elle peut y être aussi attachée sous forme d’étiquette. De même, une antenne RFDI est intégrée au casier de gestion. Cela dit, dès qu’un appareil est retiré ou déposé, la puce RFDI est automatiquement reconnue par l’antenne du casier. Cela permet de détecter tous les retraits et dépôts.
Il faut noter que toutes les informations relatives à l’identification d’un quelconque équipement sont stockées dans la puce RFDI. Cette dernière ne nécessite ni batterie ni entretien pour fonctionner. Par conséquent, sa durée de vie est illimitée, sauf en cas de détérioration. Par ailleurs, l’accès à un casier électronique sécurisé n’est octroyé qu’aux personnes autorisées. En effet, le système d’ouverture des armoires nécessite la présentation d’un badge NFC, d’un code de sécurité ou d’une empreinte digitale. De plus, le dispositif exploite un logiciel de commande qui permet en quelques clics de :
- donner l’accès à des équipements spécifiques,
- établir les statistiques d’utilisation du contenu,
- bloquer un équipement défectueux.
Les casiers de gestion sont équipés de chargeur intégré. Il peut s’agir d’une prise de 220 V ou d’une batterie répondant aux normes de sécurité requises. Ainsi, pour recharger les différents appareils, les utilisateurs ont juste à connecter le câble d’alimentation.
Il faut aussi préciser que même en cas de panne d’électricité ou de réseau, les casiers de gestion restent fonctionnels. Ils sont dotés d’une batterie de secours interne qui permet d’assurer un fonctionnement continu.
Les avantages d’avoir un casier de gestion des ressources
Comme expliqué plus haut, les casiers de gestion des ressources sont basés sur la technologie RFID. De ce fait, ils offrent de nombreux bénéfices aux entreprises.
Un gage de sécurité pour les entreprises
Le principal avantage de ce dispositif est qu’il sécurise parfaitement les équipements d’une entreprise. Il s’agit notamment des ordinateurs portables, des tablettes, des téléphones portables ou tout autre appareil ou équipement exposés aux risques de vol. En effet, pour accéder aux éléments rangés dans un casier de gestion des ressources, un code est requis.
Les utilisateurs doivent s’identifier au préalable à l’aide d’un QR code, d’une carte, d’une empreinte digitale ou d’un code pin. Cela réduit considérablement les risques de vols ou de pertes et facilite également la mission des gestionnaires de l’espace de travail.
Un système de rangement efficace
Les casiers de gestion de ressources sont des moyens d’entreposage et de stockage. Ils sont indispensables autant pour les employés, mais aussi pour les visiteurs. En effet, ils servent à conserver d‘une part les effets personnels des employés. D’autre part, ils peuvent contenir les affaires personnelles des partenaires, des clients ou prospects de passage dans votre entreprise. Il s’agit là d’un moyen d’offrir un service optimal à tout intervenant externe à votre entreprise.
Une gestion optimisée du parc d’équipements
Il est possible d’avoir accès à un casier de gestion des ressources, sans intervention de la conciergerie. En effet, le système intelligent de ce type de matériel permet de planifier leur durée d’utilisation. Cela dit, vous pouvez programmer leurs heures d’ouverture, de retrait et de fermeture. Par ailleurs, les retraits, dépôts ou disparitions des équipements peuvent être signalés par le dispositif. De plus, le parcours de chaque outil peut être retracé. Étant basé sur la technologie NFC, il est possible d’identifier facilement le dernier utilisateur d’un appareil.
Les casiers de gestion de ressources participent à la maîtrise des coûts de gestion et de main-d’œuvre. En réalité, leur usage permet d’automatiser les tâches liées non seulement à la gestion des ressources, mais aussi à la consignation ou à l’entreposage. Ainsi, ils favorisent l’augmentation de la productivité du personnel salarié, sans compromettre la sécurité des équipements.
Les points à considérer avant d’acheter un casier sécurisé
Avant de songer à installer un casier sécurisé dans vos locaux, vous devez vous poser les bonnes questions. En effet, afin qu’il soit fonctionnel et adapté à vos besoins, vous devez tenir compte de certains critères.
La taille du casier
Pour choisir un casier de gestion de ressource, nous vous conseillons de comparer sa taille à l’espace dédié à son installation dans votre entreprise. Ainsi, si vous disposez d’un espace assez grand, vous pouvez installer plusieurs casiers pour former un système complet. Dans le cas contraire, pensez à installer un modèle adapté à votre entreprise. Vous avez également la possibilité de renseigner au fabricant les dimensions que vous souhaitez. Ce dernier pourra ainsi vous concevoir un modèle sur mesure.
La capacité du casier
Un autre critère à considérer est la capacité de votre casier. Pour trouver le casier dont la capacité convient parfaitement à votre entreprise, vous devez considérer le nombre d’équipements que vous comptez y ranger. Cela dit, vous pouvez opter pour un casier à une, deux ou trois colonnes. Pour ne pas manquer d’espace à l’avenir, nous vous conseillons de laisser une marge en plus, pour les équipements que vous achèterez. Ainsi, si vous avez besoin d’un casier à deux colonnes, optez plutôt pour celui de trois colonnes.
Le système de fermeture
Un autre critère essentiel à considérer lors de l’achat d’un casier de ressources est le système de fermeture. Vous pouvez opter pour un système à code pin ou pour un système à empreinte digitale. Il existe toutefois des modèles disposant des deux systèmes.
Les accessoires prévus
Pour choisir un casier de gestion de ressource, vous pouvez également tenir compte de ses accessoires. En effet, certains casiers sont dotés de pieds pour surélever le dispositif. Cela permet de faciliter son nettoyage. D’autres modèles sont même équipés d’une coiffe inclinée, qui permet d’éviter le dépôt de poussière sur le dessus du casier.
Le matériau de construction
Avant de confirmer l’achat de votre casier de gestion, vérifier le matériel utilisé pour sa confection. Pour cela, privilégiez un casier de gestion en acier doté d’un système anti-perçage. En effet, ce type de casier résiste aux éventuels cambriolages. Il offre plus de sécurité à l’équipement.
Par ailleurs, vérifiez si sa structure et sa serrure respectent les normes en vigueur. L’homologation est un critère qui atteste de la qualité d’un produit.
Le coût de l’installation d’un système de gestion des ressources
Le coût de l’installation d’un casier de gestion varie d’un professionnel à un autre. Toutefois, le prix d’un tel équipement peut être estimé entre 2 800 et 4 000 euros, selon ses spécificités et la qualité du matériau. Sur le marché, on retrouve plusieurs entreprises offrant ces services. Vous pouvez donc vous rendre sur leur site pour effectuer des recherches, puis comparer les offres.
Optez pour l’offre correspondant à votre budget, tout en misant sur la qualité du dispositif. En effet, un équipement conçu avec des matériaux de bonne qualité pourra durer dans le temps. Notez qu’en ce qui concerne l’installation du système, elle est en général assurée par l’équipe du fabricant. Par ailleurs, si vous souhaitez que votre casier de gestion soit ignifuge, vérifiez s’il respecte la norme européenne EN 14470-1.
En dehors des équipements informatiques, un casier de gestion des ressources peut être employé pour sécuriser les armes ou les radios E/R. Il est donc utile d’en avoir, même dans un commissariat.
