Vous avez l’habitude de gérer les notes de frais de vos employés sur des supports physiques. Un travail qui demande du temps et de l’énergie. Pourquoi ne pas vous simplifier la tâche en optant pour des logiciels de gestion de notes de frais automatisés ? Cet article vous présente le top 12 des applications de gestion des notes de frais.
Quelle est l’importance d’un logiciel de note de frais ?
Le logiciel note de frais est un outil qui vous permet de gérer les notes de frais de vos collaborateurs depuis le processus d’organisation jusqu’à l’archivage. Cet outil, qui peut être utilisé à partir de différents supports numériques, constitue un véritable gain de temps pour le traitement des frais professionnels des employés. Il permet de réduire les fraudes et de bien coordonner la gestion des notes de frais de l’entreprise en cas de contrôle URSSAF.
Comment choisir un logiciel pour gérer les notes de frais ?
Le choix de l’application notes de frais idéal pour votre entreprise doit se baser sur certains critères. Le premier critère à prendre en compte est le niveau de personnalisation de l’application. Il s’agit de sa praticité. L’application « suivi dépenses », elle correspond aux attentes de vos collaborateurs. Vous devez donc vous assurer que ses fonctionnalités permettent d’optimiser l’efficacité de la gestion.
Ensuite, vous devez tenir compte de la mobilité du logiciel. Si les utilisateurs sont perpétuellement en déplacement, ils doivent pouvoir accéder à l’application depuis n’importe quel poste ou lieu. Enfin, le logiciel de note de frais doit être facile à utiliser, avec une interface et une expérience utilisateur agréable.
Les 12 meilleurs logiciels de gestion de note de frais
Pour bien gérer les dépenses de votre entreprise, il existe des milliers d’applications de note de frais. Nous vous offrons, ici, une sélection de 12 logiciels simples et pratiques.
Factorial
Factorial est un logiciel de gestion des notes de frais qui automatise la gestion des dépenses de votre entreprise. Il est simple d’utilisation et facilite la gestion des frais professionnels. Les entreprises peuvent ainsi facilement suivre et contrôler leurs dépenses. Factorial est un logiciel RH complet pour les entreprises de toutes tailles. Il est simple à utiliser et aide les entreprises à économiser du temps et de l’argent.
Spendesk
Le principal atout de ce logiciel de dématérialisation note de frais est qu’il permet d’avoir un suivi détaillé et en temps réel de chacune des dépenses. Les achats sont également sécurisés grâce à la solution des cartes de paiement.
Izyfrais
Izyfrais est l’une des meilleures applications de suivi note de frais notamment grâce à son outil IzyScan qui permet d’envoyer une simple photo de tous vos justificatifs de dépenses. Les données sont ensuite décodées par l’application et immédiatement envoyées sur votre workflow. Vous pouvez également y éditer un tableau note de frais pour faciliter la tâche au manager.
Evoliz
Avec cette application, vous pouvez vous connecter à Google Maps pour automatiser le calcul des indemnités de vos trajets par kilomètre. Elle facilite la comptabilisation note de frais salarial grâce à son système de liaison avec le logiciel comptable que vous utilisez. En outre, Evoliz peut être utilisé en mode hors connexion depuis n’importe quel support.
Notilus
Cet outil de suivi des notes de frais est l’idéal pour avoir une vision absolue sur chacune des dépenses générées par vos collaborateurs. Avec Notilus, vous n’avez pas besoin de saisir vos dépenses ; il vous faut juste une photo. Il s’agit d’un système de note de frais dématérialisé très efficace pour gérer les frais de vos différents voyages d’affaires.
SAP Concur
Le logiciel SAP Concur vous propose une multitude d’options pour faciliter l’automatisation de vos notes de frais. Il permet au manager d’accéder facilement à vos justificatifs avant de procéder au remboursement de la note de frais de comptabilisation. Cette solution est un indispensable pour simplifier la tâche à chaque utilisateur et favoriser le développement de l’entreprise.
Jenji
L’un des meilleurs outils de note de frais, Jenji est une excellente application de gestion de compte. Il permet de traiter en temps réel les différentes notes de frais et aide à passer les écritures comptables. Avec Jenji, le comptable de votre entreprise aura moins de difficultés pour traiter avec efficacité tous les frais générés par les collaborateurs.
Cleemy
Cleemy est un logiciel RH qui offre plusieurs solutions pour la gestion de l’entreprise. Il permet d’automatiser l’enregistrement de vos justificatifs, et offre également au manager la possibilité d’approuver et de comptabiliser les notes de frais en temps réel.
Rydoo
Ce logiciel contient des fonctionnalités permettant de coordonner la gestion des notes de frais à grande échelle grâce au paramétrage sur vos différentes filiales à l’étranger. Lorsque vous prenez deux fois en photo un même justificatif, il vous le notifie.
Expensify
L’efficacité de ce logiciel ne se limite pas uniquement au traitement des notes de frais. Il permet également de calculer les frais kilométriques grâce au GPS. Expensity offre aussi des fonctionnalités de notification de vol et de retard à l’embarquement pour simplifier vos voyages d’affaires.
Onexpense
Cette application mobile classe vos dépenses par type et par TVA grâce à une simple photo prise sur votre smartphone. Le logiciel note de frais Onexpense permet également de classer les informations sous différents formats (PDF, Excel…), facilitant ainsi la comptabilisation des frais professionnels.
N2F
Il s’agit d’un logiciel comptable disponible en plusieurs langues. L’enregistrement des notes de frais et leur traitement est réalisé avec la plus grande efficacité pour vous permettre de gagner du temps. Grâce à son système d’exportation des données vers plus de 200 logiciels comptables, vous n’avez plus besoin de saisir chacune des dépenses sur votre logiciel de traitement.
Ce qu’il vous faut retenir d’un logiciel de gestion de note de frais
Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuse solutions pour vous aider à automatiser la gestion de vos dépenses. Chacune d’entre elles possède des fonctionnalités différentes qui peuvent être plus ou moins adaptées à vos besoins. Cependant, elles ont toutes un objectif : vous faire gagner du temps et de l’argent en simplifiant la gestion de vos dépenses professionnelles.
