En entreprise, le cahier de charges est indispensable pour intégrer un nouvel outil de gestion. Il recense les besoins des divers utilisateurs du logiciel à installer, ainsi que les contraintes spécifiques à l’organisation. Ce document précise aussi les bénéfices attendus et les parties prenantes. En tant que référentiel, son écriture nécessite une planification minutieuse afin de garantir l’efficacité du programme. Voici les éléments essentiels à considérer pour rédiger un CDC fonctionnel.
La phase préparatoire de rédaction du cahier des charges ERP
La conception d’un CDC ERP doit être précédée d’une étape préliminaire. C’est à ce moment qu’il faut établir clairement les enjeux du cahier des charges ERP et aboutir à une solution fiable. Il vise à cerner les besoins et les attentes de toutes les composantes impliquées dans le projet. Vous devez effectuer, dans un premier temps, un audit de l’existant. Cela consiste à évaluer les systèmes présents, les processus et les technologies en place dans la structure. Vous pouvez ainsi mesurer les forces et faiblesses de l’environnement actuel. Les goulots d’étranglement et les changements à prévoir se dégagent plus facilement.
Identifiez ensuite les parties concernées par l’initiative et le milieu dans lequel évolue l’entreprise. Il s’agit souvent des dirigeants, des chefs de départements et des utilisateurs finaux. Dans certains cas, les clients et les fournisseurs sont à prendre en compte. L’implication effective de ces différents acteurs concourt à recueillir une variété d’informations et de perspectives. C’est l’assurance que le document final sera une compréhension globale des besoins de la société. Quant à l’organisation, vous devez comprendre la nature de ses activités, ses particularités, sa taille et son secteur d’intervention. Veillez enfin à déterminer les fonctionnalités attendues du progiciel à installer. Elles doivent répondre aux objectifs métiers de la boîte et aux spécificités liées à son intégration et son fonctionnement normal.
L’analyse détaillée des processus métier et des besoins ultérieurs
Après la phase préparatoire, vous devez maintenant observer les diverses tâches qui sont exécutées au sein de la structure. C’est un stade qui vous permet de cerner davantage le déroulement du travail opérationnel en cours actuellement. Ce panorama révèle leurs étapes de déroulement, les acteurs impliqués et les moyens utilisés.
Étudiez les échanges d’informations, de produits ou de services. Vous pouvez ensuite décrire et schématiser les flux existants pour mettre en évidence les relations entre les différents processus. La maîtrise des composants d’une procédure à l’autre aide à dégager les points de blocage d’aujourd’hui. Ces problèmes concernent généralement les répétitions, les erreurs, les retards, etc. C’est une phase décisive pour connaître les attentes de la future solution à implémenter. Sur la base de tous ces renseignements, vous déterminez les besoins métiers. Cela est indispensable pour définir plus tard les modules ERP nécessaires et leurs spécificités.
Spécifiez les contraintes de votre activité et planifiez le projet
Après avoir pris connaissance de l’existant et des attentes, vous devez aborder les impératifs liés à votre activité. Ces difficultés sont de divers ordres et doivent être mentionnées dans le cahier de charges. Elles peuvent, par exemple concerner :
- la sécurité des données,
- la gestion des droits d’accès,
- la migration des bases de données,
- la connexion à vos systèmes d’information et aux programmes existants, etc.
L’énumération des problèmes spécifiques à votre groupe dans le CDC vise à trouver la solution ERP la plus adaptée. Vous avez l’assurance que celle-ci satisfait pleinement aux diverses attentes.
Votre cahier de charges doit également inclure le volet organisationnel. En fonction du planning souhaité et des spécificités du projet, établissez le délai de mise en œuvre, le budget. Tenez aussi compte des interlocuteurs et des prestataires de votre société. Cette étape permet de déterminer les critères de choix du logiciel ERP et de l’intégrateur chargé de l’implémentation.
La hiérarchisation des besoins dans la rédaction d’un cahier de charges ERP
Pour que votre CDC soit efficace, vous devez structurer les attentes. Ce faisant, ce document contractuel devient une feuille de route claire, dont le respect assure l’atteinte des objectifs. Le contenu du support doit par exemple les présenter en lien avec les buts de l’entreprise. Veillez, en outre à les classifier selon l’urgence et l’impact. Vous pouvez les scinder en plusieurs catégories et avoir ceux qui sont importants puis les plus critiques.
Analysez aussi vos aspirations en fonction des coûts et des bénéfices qu’ils engendrent pour garantir un meilleur retour sur investissement. Nous conseillons de privilégier les solutions ERP qui s’adaptent aux changements futurs et à la croissance du groupe. Pour une bonne stratification des attentes de la boîte, vous pouvez enfin appliquer la méthode MoSCoW. Cette dernière aide à déterminer les priorités, en faisant la différence entre les exigences non négociables et les améliorations optionnelles.
Pour une structuration consensuelle des besoins, veuillez associer toutes les parties concernées. De la direction de la compagnie aux utilisateurs finaux, tout le monde doit être impliqué. C’est l’assurance que l’écrit reflétera une vision globale et équilibrée.
Choisir la personne responsable de la rédaction du cahier de charges
Le CDC ERP est un document dont la conception requiert un savoir-faire conséquent et un travail intellectuel considérable. La personne chargée de son élaboration doit connaître les composantes de la structure, les analyser pour se projeter dans l’avenir. Deux possibilités s’offrent à vous pour sélectionner le responsable du projet. Vous pouvez désigner un collaborateur interne pour jouer le rôle.
En l’absence d’un profil adapté pour cette mission, nous recommandons de recourir à un cabinet spécialisé. Un prestataire externe peut vous accompagner à élaborer le support d’adoption de votre solution de gestion intégrée. Pour sélectionner un consultant indépendant, prenez en compte son expertise et son expérience. Le marché des ERP évolue à une vitesse incroyable. Un expert expérimenté vous garantit un document fonctionnel, qui débouchera sur un logiciel innovant et efficace.
Assurez-vous également que ce dernier connaît et maîtrise parfaitement les intégrateurs et éditeurs ERP qui existent. Pour ce faire, demandez à prendre connaissance de ses réalisations antérieures. Dans ce sens, vous pouvez visiter son site Internet pour mieux apprécier ses compétences. C’est en outre un excellent moyen de consulter les avis et témoignages d’entreprises ayant déjà bénéficié de ses services. Bien que cette option soit onéreuse, elle est la plus indiquée pour avoir un contrat fiable. C’est d’ailleurs le meilleur choix à faire, lorsque vous êtes à vos débuts.
