Pour réaliser ses activités et avoir une reconnaissance légale devant l’administration, toute société, voire toute entreprise individuelle, doit disposer d’une adresse officielle, juridique et administrative. Faire reconnaître l’adresse de son entreprise est ce que l’on appelle la domiciliation de l’entreprise.
Dans la formalisation de l’immatriculation d’une entreprise, la domiciliation constitue ainsi une étape assez importante. S’il est laissé aux associés le soin de choisir librement la domiciliation de leur entreprise, ce choix doit être mûrement réfléchi. En effet, du choix de sa domiciliation découlera un certain nombre de conséquences impactant la vie d’une entreprise.
Qu’appelle-t-on domicilier son entreprise ?
Pour bien maîtriser la notion de domiciliation d’entreprise, il est important, en premier lieu, d’en donner une définition avant d’expliquer en quoi elle est une étape obligatoire.
Notion de la domiciliation d’entreprise
La domiciliation d’entreprise, comme mentionné plus haut, est la procédure par laquelle le responsable d’une entreprise fait reconnaître, par les structures compétentes de l’administration, l’adresse officielle de la société. Le choix du domicile est très important, car beaucoup de paramètres liés à la vie de la société seront déterminés par cette domiciliation.
Ainsi, le ressort territorial du tribunal compétent dépendra du domicile de l’entreprise. Aussi, les différentes représentations territoriales de l’administration compétentes pour suivre et gérer les activités de l’entreprise (services des impôts, administration du travail, etc.) dépendront du choix du domicile.
En conséquence, le siège social de l’entreprise doit obligatoirement figurer dans tous les documents de la société tels que les factures, les statuts, les contrats, etc. Également, l’adresse officielle de la société doit impérativement figurer sur :
- son site internet, au niveau des mentions légales ;
- son plan d’affaires.
Les obligations liées à la domiciliation de l’entreprise
Au moment de la création de l’entreprise, le promoteur doit accomplir une série de formalités administratives afin de faire reconnaître l’existence de la société par les autorités. La domiciliation est l’une des formalités administratives obligatoires. Ainsi, en procédant à une domiciliation d’entreprise, l’entrepreneur fournit à l’administration une adresse administrative, juridique et fiscale officielle. Cette dernière peut très bien être différente de l’adresse où l’entreprise est physiquement établie.
C’est pour cela qu’il est très important de mûrir le choix de l’adresse du domicile de l’entreprise. En effet, de ce choix découle la détermination de la nationalité de l’entreprise, et donc, en conséquence la loi qui lui est applicable. Également, le lieu pour la formalisation des publicités légales et la juridiction compétente en cas de litige sont subordonnés au choix du domicile de l’entreprise.
Où domicilier une entreprise ?
Pour procéder à la domiciliation de son entreprise, plusieurs choix sont ouverts à la discrétion des entrepreneurs. Ainsi, vous pouvez choisir pour le domicile de votre société :
- un local commercial ;
- votre domicile personnel ;
- une pépinière d’entreprises ;
- une société de domiciliation.
Le local commercial
C’est l’option la plus choisie pour la domiciliation d’entreprise. Elle consiste à louer un local commercial pour l’exercice d’une activité commerciale ou artisanale.
Il est important de souligner que pour l’exercice de professions libérales, il faut conclure un bail professionnel et non commercial entre les parties. Toutefois, il est bien possible de soumettre le contrat, avec l’accord du bailleur, sous le régime des baux commerciaux.
Le domicile personnel de l’entrepreneur
L’une des alternatives les plus utilisées, surtout par les petites entreprises, c’est de choisir de domicilier son entreprise à son adresse personnelle. Cette option présente l’avantage de réduire les charges locatives liées à un bail commercial pour les locaux.
Mais attention, il s’agit d’une possibilité offerte exclusivement au représentant légal de l’entreprise. Ce dernier est identifié en fonction de la forme juridique de l’entreprise.
Par exemple, pour une Société Non Commerciale, une Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée ou une SARL, seul le gérant peut choisir son domicile personnel pour adresse de l’entreprise. S’agissant d’une Société Anonyme, le Directeur Général ou le président du directoire sont les deux seuls habilités à choisir leur adresse personnelle pour le domicile de l’entreprise. Enfin, c’est une prérogative exclusivement réservée au président dans le cas d’une SAS.
Ici également, il y a lieu de préciser que le choix d’une adresse personnelle comme domicile de l’entreprise est soumis à certaines conditions.
Premièrement, le dirigeant doit être propriétaire du logement. À défaut, il peut être simple locataire. Mais dans ce cas, il doit apporter la preuve d’une situation de location stable. Ensuite, le logement en question doit constituer la résidence principale de celui qui choisit d’en faire l’adresse de l’entreprise.
Une pépinière d’entreprises
La pépinière d’entreprises est une structure d’accompagnement, mais surtout d’hébergement des jeunes entreprises. Elle propose non seulement un cadre de travail pour les entreprises, mais également la possibilité de domicilier l’entreprise à son adresse.
En effet, la pépinière d’entreprises offre un paquet de services visant le développement des jeunes entreprises, dont un accompagnement personnalisé au démarrage de l’activité. Cet appui vise à faire développer le projet porté par les jeunes entrepreneurs. Par ailleurs, les pépinières d’entreprises proposent des services de secrétariat, une mise en relation avec des entrepreneurs aguerris et un accès à un réseau de partenaires.
La société de domiciliation
Encore appelée cabinet de domiciliation, la société de domiciliation est un centre d’affaires ayant pour principale activité la fourniture d’adresses aux entreprises. L’exercice de cette activité est soumis à un agrément préfectoral obligatoire afin de garantir la qualité du service. Aussi, la société de domiciliation a-t-elle l’obligation d’être immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés.
Entre autres services annexes, les sociétés de domiciliation proposent des tâches de secrétariat comme la gestion des courriers et le standard téléphonique. Il y a également l’élaboration de devis et factures ainsi que l’accès à des espaces de travail.
Pour leur fonctionnement, ces sociétés signent des contrats de domiciliation avec les sociétés domiciliataires. Tous les services annexes sont précisés dans le contrat de domiciliation.
Quel est le processus pour la domiciliation de son entreprise ?
La procédure de domiciliation d’une entreprise dépend de l’option choisie. Mais toujours est-il qu’en général, les formalités sont généralement très simples.
La procédure pour domicilier l’entreprise dans un local commercial ou à son adresse personnelle
En principe, il n’y a aucune procédure spéciale pour faire domicilier son entreprise dans un local commercial ou même à son adresse personnelle. L’essentiel est de joindre au dossier d’immatriculation une preuve de l’adresse. Il peut s’agir d’un bail, d’une taxe foncière ou de toute autre pièce attestant que vous résidez ou occupez le local.
Toutefois, s’agissant de local commercial, vous devez, au préalable, respecter les conditions propres à votre contrat de bail. Pour la domiciliation provisoire à l’adresse personnelle du dirigeant de l’entreprise, le bailleur doit, dans le cas où le dirigeant est en location, en être informé. Pour ce faire, le dirigeant est appelé à notifier à son bailleur la domiciliation de l’entreprise à cette adresse.
La domiciliation d’entreprise auprès d’un cabinet de domiciliation
Ce mode de domiciliation peut se faire par internet, simplifiant ainsi la procédure. Pour ce faire, il suffit de :
- aller sur le site du cabinet de domiciliation ;
- envoyer les informations relatives à votre entreprise ;
- faire parvenir, en version numérique, toutes les pièces justificatives demandées ;
- télécharger le contrat de domiciliation généré, le remplir et le signer.
