Le cadre de travail influence considérablement le bien-être et la productivité du personnel d’une entreprise. Des bureaux bien aménagés et une atmosphère de travail positive peuvent rendre les tâches beaucoup plus attractives et encourager les collaborateurs à être performants. Tout ceci nécessite quelques dispositions à mettre en place.
Définissez les objectifs de votre entreprise et de votre espace de bureau
En entreprise, le succès de tout projet repose toujours sur des objectifs clairement définis dès le départ.
Les objectifs de votre entreprise
Quelle est la raison d’être de votre entreprise ? Quels sont vos objectifs à long terme ? En ayant une vision et des objectifs clairement définis, vos collaborateurs seront davantage motivés et plus productifs. Malheureusement, de nombreuses entreprises ratent complètement cette étape. Pour la réussir, prenez en compte vos données antérieures et assurez-vous que vos objectifs actuels soient réalisables et facilement mesurables dans le temps. Vous pouvez également vous inspirer de la concurrence pour avoir une idée de ce qui se fait dans votre secteur d’activité.
Les objectifs de votre espace de bureau
Une fois que vos objectifs sont définis, il ne serait pas judicieux que vous vous retrouviez avec un espace de travail obsolète après quelques mois. Votre productivité sera affectée si votre bureau ne correspond plus à vos besoins. C’est pour cela qu’il est également important de définir des objectifs pour votre espace de bureau.
Si la configuration de vos locaux n’est pas cohérente avec vos objectifs d’entreprise, vous pouvez envisager un réaménagement ou un changement de local. Selon vos objectifs, il peut être plus adapté par exemple de choisir des bureaux fermés pour garantir la confidentialité des échanges avec les clients. Si, en revanche, vos objectifs sont axés sur le travail d’équipe, le meilleur choix est d’opter pour un open space.
L’emplacement de vos bureaux, un facteur clé dans votre réussite
Avant de choisir un emplacement pour votre entreprise, il est important de prendre en compte certains critères.
Le coût immobilier et autres frais supplémentaires
L’emplacement des bureaux doit correspondre avant tout au budget de l’entreprise. En particulier, les petites sociétés doivent optimiser le coût immobilier de leur espace de travail. Elles doivent également prendre en compte d’autres frais importants tels que l’électricité, l’eau, le gaz et la connexion internet. Il faut aussi considérer les taxes et certaines dépenses supplémentaires. Tous ces coûts peuvent varier considérablement d’une région à l’autre. Il est donc important de comparer plusieurs offres d’agences immobilières avant de choisir l’emplacement de votre lieu de travail.
Si vous dirigez une PME, la location de bureaux d’entreprises peut être une option intéressante à considérer. Elle vous permet de limiter les risques financiers et de bénéficier d’une plus grande prévisibilité à court et moyen terme. Les entreprises avec un meilleur profil financier peuvent en revanche envisager de faire un achat.
L’accessibilité au lieu de travail
Être situé à proximité des autoroutes, des grands axes routiers et des hubs de transport urbains reste avantageux pour toute entreprise, peu importe le domaine d’activité. Avec un emplacement facilement accessible, vos salariés, vos clients et vos partenaires commerciaux peuvent se rendre sans difficulté à votre entreprise.
De plus, la disponibilité d’espaces de stationnement peut également être un atout important. C’est notamment le cas si vous êtes une grande entreprise avec un nombre important d’employés ou si vous recevez régulièrement des clients dans vos locaux.
L’image de marque de l’entreprise
L’emplacement de votre entreprise doit refléter l’image de marque que vous souhaitez projeter. En fonction de votre secteur d’activité, un emplacement dans un quartier prestigieux peut refléter la crédibilité et le professionnalisme de votre entreprise. Dans un autre secteur, un emplacement dans un quartier populaire peut être plus cohérent avec le branding de l’entreprise.
La proximité avec les concurrents
L’emplacement de l’espace de travail peut aussi avoir un impact sur la concurrence. Une étude sur votre environnement concurrentiel peut vous permettre d’identifier l’emplacement de vos principaux concurrents. En implantant votre entreprise dans un lieu plus stratégique, vous pouvez vous rapprocher davantage de votre persona ciblé. Vous pourrez alors prendre de l’avance sur la concurrence et devenir plus compétitive sur le marché.
Comment concevoir des bureaux qui correspondent à ces objectifs ?
Après avoir choisi l’emplacement, le défi suivant est de réussir à aménager vos locaux selon les objectifs de votre entreprise.
Des bureaux partagés
Dans de nombreuses corporations, les employés sont appelés à travailler sur un même projet et à échanger constamment des informations. Pour ces entreprises qui fonctionnent en travail d’équipe, les bureaux partagés sont indispensables. Si vos salariés travaillent dans un tel contexte, vous devez aménager des plateaux de bureaux collaboratifs qui peuvent réunir jusqu’à une douzaine ou une quinzaine d’employés.
Dans le même temps, il faut reconnaître que les open spaces ont aussi des inconvénients. Il y a notamment les bruits qui peuvent empêcher d’autres salariés de se concentrer. Pour y remédier, vous pouvez installer de petites cloisonnettes.
Les bureaux individuels
Il existe d’autres professions où le travail individuel prime sur le travail en équipe. Il s’agit notamment des secteurs comme l’informatique, la banque et l’assurance où le personnel est appelé à traiter des données confidentielles. Dans ces entreprises, l’installation de bureaux fermés est indispensable, même s’il est possible d’utiliser des cloisons vitrées. Ces séparations laissent entrer la lumière naturelle dans les bureaux et diminuent la sensation d’être isolé du reste de l’équipe.
Des espaces de réunions fermés
Les réunions font partie intégrante de la vie quotidienne de la plupart des entreprises. Certaines d’entre elles peuvent se tenir le temps d’une pause-café tandis que d’autres nécessitent plus de temps et plus de confidentialité. Qu’il s’agisse d’une rencontre avec un client ou de discussion entre collaborateurs sur des dossiers confidentiels, il est essentiel d’aménager une ou plusieurs salles de réunion fermées pour ces occasions.
Créez une atmosphère qui encourage la collaboration et la productivité
Le travail en équipe peut être avantageux sur plusieurs points, notamment pour stimuler l’innovation et augmenter la productivité. Voici quelques idées pour instaurer une atmosphère qui renforce l’esprit du travail en équipe dans vos bureaux.
Créez un environnement de travail confortable
L’espace de travail doit être confortable pour inciter vos collaborateurs à bien s’appliquer et rester performants. Il peut être utile par exemple d’avoir des bureaux réglables avec des écrans d’ordinateur bien ajustés. Chaque salarié peut alors facilement adopter la posture qui lui semble la plus confortable. Cela contribue au bien-être émotionnel et facilite la concentration. Vous pouvez aussi aménager des espaces de brainstorming ouverts avec un décor inspirant pour booster la productivité de vos salariés.
Clarifiez les attentes
Quand les attentes sont clairement définies dès le départ, chaque membre sait exactement comment s’intégrer pour l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Bien qu’ils soient au sein d’une même équipe, il est évident que vos attentes vis-à-vis d’un commercial ne seront pas les mêmes que celles de l’ingénieur logiciel. Les deux peuvent être appelés à respecter un même code de conduite, mais avoir des responsabilités différentes.
Tirez parti des forces des membres de l’équipe
Une entreprise rassemble plusieurs profils d’employés. Ils ont chacun leurs forces et leurs faiblesses. Pour encourager la productivité, le fonctionnement de l’entreprise doit être axé sur les forces. Le test de personnalité est un excellent exercice pour y arriver. Il permet aux membres de l’équipe de mieux se connaître.
Célébrez publiquement la réussite de vos équipes
N’oubliez pas de célébrer les succès de votre personnel pour consolider l’esprit d’équipe. Le succès en question n’est pas forcément pécuniaire, mais il prend en compte tous les objectifs atteints. Vous pouvez par exemple inviter tout le personnel pour le déjeuner ou organiser une activité de team building pour célébrer une réussite.
Vous pouvez aussi mettre en place un système de récompense pour encourager l’innovation. Cela constitue une belle façon de témoigner votre reconnaissance. Votre équipe en sortira plus soudée avec une forte envie de faire mieux.
Des technologies au service de votre productivité
Les outils de gestion de projet comme Trello, ClickUp ou Basecamp sont utiles pour organiser le flux de travail et avoir un meilleur suivi des différentes tâches en cours d’exécution. De plus, la gestion du temps est un défi important en entreprise. Il existe aujourd’hui des applications comme Todoist, Forest ou Toggl qui permettent de suivre le temps passé sur différentes tâches. Vous pourrez alors avoir une vue globale sur vos journées et réadapter en conséquence vos méthodes de travail pour plus d’efficacité.
Certaines entreprises fonctionnent en mode hybride ou collaborent avec un réseau de partenaires à l’étranger. Pour ces structures, il existe des solutions telles que Slack, Microsoft Teams ou Zoom qui permettent de communiquer et de travailler sur des projets communs malgré la distance. Il existe également d’autres technologies utiles en entreprise. C’est le cas des outils de stockage en ligne, des solutions de gestion des e-mails ou de productivité personnelle.
En utilisant ces différentes solutions et technologies adaptées à votre travail, vous pouvez améliorer votre productivité, et accomplir plus de tâches en moins de temps.
Offrez un espace de détente pour se reposer et se ressourcer
Habituellement, on retrouve les espaces de détente uniquement dans les grandes entreprises. Chaque société, y compris les PME, devrait pourtant avoir son propre espace de détente. Aménager une salle de pause permet de récupérer de la fatigue, mais aussi de tisser des liens et renforcer la cohésion d’équipe. Il est possible par exemple de créer une salle de méditation ou un espace tranquille où les employés peuvent méditer, faire du yoga ou simplement se détendre. Vous pouvez également installer une salle de sieste pour permettre à vos salariés de se reposer pendant leur pause déjeuner.
La lecture est aussi une façon saine de se détendre. Créez une petite bibliothèque avec des livres de développement personnel, de bien-être et de détente. Vous pouvez également aménager un espace de relaxation avec des chaises longues, des coussins et des plantes d’intérieur. Pour un espace de détente, il peut être aussi intéressant d’installer une salle de jeux. Vous pouvez y proposer :
- des jeux de société,
- des consoles de jeux vidéo,
- des tables de ping-pong,
- un baby-foot.
Il serait aussi intéressant d’aménager une salle de sport avec des équipements de fitness et des instructeurs pour permettre à vos collaborateurs de se maintenir en forme.
Certaines personnes se sentent quant à elles mieux dans les espaces extérieurs. Ils apprécieront ainsi que vous aménagiez une terrasse ou un jardin pour leur permettre de prendre l’air pendant les heures de pause. Ils pourront ainsi fumer leur cigarette, boire leur café, manger leur repas ou tout simplement échanger avec leurs collègues en toute sérénité.
