Le comité de pilotage est une instance indispensable dans le processus de transformation des entreprises. En effet, il a pour rôle d’établir le lien entre le comité de direction et les équipes chargées de la mise en place des projets. Il désigne dès lors un groupe de personnes ayant pour mission de prendre des décisions et d’assurer l’atteinte des objectifs au sein d’une entreprise. Voici l’essentiel à savoir sur le comité de pilotage, sa composition et ses responsabilités.
Qu’est-ce qu’un comité de pilotage et quels sont ses avantages pour votre entreprise ?
Le comité de pilotage peut être défini comme un groupe de personnes (parmi lesquelles le chef de projet), dont l’objectif est de veiller au bon fonctionnement d’un projet dans une entreprise. Afin d’améliorer le suivi de ce dernier en termes d’observation et de choix, une équipe transversale est constituée.
Le comité de pilotage ou COPIL est souvent composé d’un membre de chaque département de l’entreprise. De manière concrète, il prend la forme de réunions de gestion de projet afin de garantir le bon déroulement et le succès de celui-ci. Lors des rencontres, différents points tels que l’avancée des travaux, la réalisation des objectifs, la qualité, les délais, les contraintes sont abordés.
Les avantages de ce comité pour votre entreprise sont nombreux. En effet, il permet au client et au partenaire ou prestataire interne/externe d’être sur la même longueur d’ondes et de s’entendre sur les objectifs et les tâches à réaliser. Il réduit aussi les risques d’échec en suivant de très près l’évolution du projet et en partageant la responsabilité décisionnelle entre tous les intervenants.
Comment choisir les bons membres pour votre COPIL ?
Le choix des membres du COPIL doit se faire avec minutie et sans précipitation. Comme nous l’avons dit précédemment, il doit s’agir de membres de l’entreprise qui occupent des postes importants. Généralement, la sélection se fait suite à une discussion entre le chef de projet et le sponsor du projet.
Nous vous conseillons de choisir des personnes qui ont de l’autorité et de l’influence. En d’autres termes, ils doivent avoir des postes qui leur attribuent un certain pouvoir décisionnel. Il est également important qu’ils soient spécialisés dans les domaines liés au projet ; leur expérience constituera un grand atout pour l’atteinte des objectifs.
Les responsabilités d’un comité de pilotage
Le comité de pilotage a pour principale responsabilité de garantir le bon déroulement du projet du début jusqu’à la fin. Ses missions clés sont donc les suivantes :
- fixer les objectifs à court et à long terme et répartir les tâches : cette planification demande l’intervention de l’ensemble des parties prenantes du projet, notamment les experts,
- assurer la gestion optimale des ressources qui sont allouées aux équipes : l’objectif étant de limiter les dépenses au maximum.
Il faudra aussi surveiller la qualité des prestations et le respect des délais, d’où l’intérêt de sélectionner des experts. Le suivi effectué permettra de s’assurer que les objectifs établis seront atteints dans les délais. Le comité doit savoir faire face aux situations d’urgence susceptibles de survenir.
Quelques conseils pour travailler efficacement avec votre COPIL
Pour travailler efficacement avec votre COPIL, il faut d’abord convier les bonnes personnes et programmer des réunions à l’avance. Réduisez donc au maximum la liste des participants pour éviter les débordements. La planification permettra à chacun d’avoir le temps de se préparer.
Vous devrez aussi soigner les présentations en faisant en sorte qu’elles soient claires et surtout synthétiques. De ce fait, le chef de projet pourra directement aborder les points essentiels sans entrer dans les détails.
Avant la tenue de la réunion, prenez le temps d’informer le sponsor à propos des sujets critiques de la présentation. Cela permettra au chef de projet d’avoir son appui concernant différents points à l’image des alertes et des difficultés à communiquer.
L’importance de la communication au sein d’un comité de pilotage
La communication est d’une importance capitale au sein même du COPIL. C’est la raison pour laquelle vous devrez mettre en place un mécanisme qui permettra à tous les membres d’échanger efficacement entre eux, mais aussi avec le responsable chargé de l’exécution du projet. Vous pouvez donc créer un plan qui favorise la rencontre des équipes avec les membres du comité directeur. Ils pourront ainsi répondre aux différentes questions et mieux s’informer de l’évolution. Pensez également à utiliser l’intranet (teams, slack ou autre) de l’entreprise afin de diffuser les informations concernant l’avancée du projet.
Le comité de pilotage permet d’accroître les chances de réussite d’un projet. Ses membres s’alignent aux objectifs de l’entreprise et fournissent des directions stratégiques tout en soutenant le chef de projet.
