La facturation est indubitablement l’un des éléments clés de la gestion de votre micro-entreprise, tout en constituant une obligation légale dans certains cas. Vous savez certainement que c’est une tâche récurrente, chronophage, fastidieuse et à faible valeur ajoutée. Les erreurs peuvent de surcroît être fréquentes, surtout si vous êtes amené à gérer un grand nombre de données. Celles-ci peuvent avoir d’importantes répercussions sur vos activités. Tout cela rend ainsi pertinent le recours à la facturation dématérialisée.
Que doivent contenir vos factures d’auto-entrepreneur ?
Une micro-entreprise est soumise à l’obligation de remettre une facture à ses clients, aussi bien pour les prestations de service que pour les ventes. Vous devez aussi adresser une note à l’attention des particuliers pour les prestations dont le coût est égal ou supérieur à 25 € TTC. Ceci est également valable pour ceux qui comportent l’exécution de travaux immobiliers, assortie ou non de vente. C’est aussi le cas si une personne physique en fait la demande, alors qu’elle n’est concernée par aucun des deux cas précédents.
À travers la facture qu’il établit, l’auto-entrepreneur informe ses clients du coût du ou des articles vendus, ainsi que des prestations de services exécutées. Ce justificatif fait en même temps office de preuve de toute opération commerciale, de preuve comptable et d’un document informant le montant total de la TVA le cas échéant. Toutefois, une facture de micro-entrepreneur doit être établie en deux exemplaires, rédigée en français et comporter un certain nombre de mentions obligatoires :
- le numéro de la facture et sa date d’émission,
- la date de livraison ou de l’exécution,
- l’identité de la micro-entreprise,
- l’identité de l’acheteur,
- le numéro de bon de commande le cas échéant,
- la désignation de la prestation ou du produit,
- le numéro individuel d’identification à la TVA de l’auto-entreprise,
- celui du client (si ce dernier est un professionnel assujetti à la TVA),
- le délai de paiement, le taux de pénalité de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire (si le client est professionnel),
- la mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ainsi que la couverture géographique du contrat (pour les artisans notamment),
- la réduction tarifaire éventuelle,
- la majoration tarifaire éventuelle,
- le taux de TVA (si la micro-entreprise est redevable de la TVA),
- la mention « TVA non applicable » (si la micro-entreprise n’est pas redevable de la TVA),
- le montant total à payer.
Chaque mention manquante ou inexacte est sanctionnée par une amende de 15 €/facture. Pour ce qui est du défaut de facturation obligatoire, il est puni d’une amende correspondant à la moitié du montant de la transaction, dans la limite de 75 000 € (personne physique) ou de 375 000 € (personne morale). Le maximum de cette pénalité est doublé si l’entité contrevenante reproduit la même faute dans les 24 mois qui suivent la première sanction.
La facturation en ligne pour vous aider
Comme l’expliquent les professionnels de chez Fasty Invoices, une facture est dématérialisée à partir du moment où elle est établie, transmise et reçue par voie électrique. Son archivage est aussi digitalisé. Ce document numérique doit se conformer à trois grands critères. On note l’authenticité (garantit l’identité de l’émetteur), l’intégrité (ne peut être supprimée et modifiée sous aucun prétexte) et la lisibilité (claire et compréhensible par tous).
La facturation électronique revêt une multitude d’avantages pour les micro-entreprises. Son principal atout tient au fait qu’elle garantit un gain de temps et d’agilité indéniable. Elle améliore considérablement votre quotidien, minimise les délais de paiement, tout en vous faisant profiter d’une flexibilité accrue et d’une grande liberté de mouvement.
L’e-invoicing vous donne la possibilité de gérer et de suivre en toute simplicité la facturation via une plateforme unique. Ce dernier centralise l’ensemble de vos données afin d’en faciliter l’accès, le traitement et la gestion, mais aussi de minimiser les interventions humaines autant que les erreurs.
La centralisation leur offre également un niveau de sécurité accru. Un logiciel de facturation vous fait en plus profiter de workflows prédéfinis pour vous permettre d’automatiser l’ensemble des tâches chronophages et rébarbatives qui se rapportent à vos factures. Nous pouvons y ajouter la transmission facilitée des données de facturation à votre logiciel de comptabilité.
La même solution supprime les risques de non-conformité et d’erreurs pouvant vous porter préjudice, d’autant qu’elle est souvent mise à jour. Elle vous permet de vous conformer à l’ensemble des règles relatives à la facturation sans vous en soucier. Elle vous permet de contrôler aisément la trésorerie de votre micro-entreprise et l’avancement des paiements.
La facturation en ligne rime aussi avec suivi des impayés et traçabilité des transactions améliorée. Les coûts liés au traitement de vos factures vont baisser. Il a été constaté qu’une facture classique coûte en moyenne 14 €, alors que sa version dématérialisée ne vaut que 7,5 € en moyenne. Son temps de traitement est 30 % supérieur à celui de cette dernière.
L’autre avantage d’un outil de facturation en ligne réside dans le fait qu’il peut s’aligner sur vos spécificités et vos besoins. Elle s’inscrit dans une logique d’écoresponsabilité, parce qu’en y ayant recours, vous réduisez considérablement l’utilisation de consommables comme les encres d’impression et les papiers. Vous éliminez par la même occasion les déplacements pour l’envoi de factures physiques et l’impact environnemental en découlant. Votre entreprise peut facilement gagner des points en agissant en faveur de notre planète.
Par conséquent, la facturation en ligne vous permet d’optimiser votre processus et d’octroyer davantage du temps au développement de votre business. Vous pouvez ainsi booster votre productivité et votre rentabilité. C’est aussi pour vous l’occasion d’améliorer votre empreinte environnementale.
Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un logiciel de facturation ?
Parmi les innombrables solutions de facturation dématérialisée proposées actuellement sur le marché, il est souvent difficile de s’y retrouver. Il vous est toutefois possible de trouver l’offre idéale si vous savez de quoi vous avez réellement besoin. Cela dit, avant de mener vos recherches, prenez le temps de dresser un bilan exhaustif de vos besoins.
Tenez compte des exigences de votre secteur, des spécificités de votre auto-entreprise et de l’ampleur de votre portefeuille client. Sur la base de ces informations, vous pouvez par la suite schématiser le logiciel de facturation en ligne qui vous convient, avec toutes les fonctionnalités indispensables.
Lors de vos recherches, vous devez privilégier le logiciel qui se prête le plus à vos besoins réels. Dans l’idéal, il doit être pensé spécialement pour les micro-entrepreneurs. L’outil doit en plus inclure dans son panel de fonctionnalités un module dédié à l’établissement, à l’envoi et au suivi de devis en ligne, avec tous les workflows nécessaires. Le logiciel de facturation dont vous avez besoin doit être « user-friendly », c’est-à-dire facile à prendre en main et garantissant une utilisation aussi intuitive que simple.
Une telle plateforme se veut ergonomique et doit offrir une expérience utilisateur infaillible. Assurez-vous qu’elle soit intuitive et puisse ainsi vous permettre d’améliorer de manière rentable votre processus de facturation. Cette solution informatique doit également être flexible, évolutive et régulièrement mise à jour. Elle doit par ailleurs garantir une gestion ainsi qu’une sécurité sans faille de vos données de facturation et de devis. Elle doit être en mesure de communiquer avec tout logiciel comptable.
Au moment de l’achat, renseignez-vous amplement sur l’éditeur du logiciel de facturation qui a retenu votre attention. Vérifiez qu’il justifie d’une certaine ancienneté dans son domaine et d’une bonne stabilité financière comme organisationnelle. Assurez-vous qu’il est entièrement disponible et en mesure de vous faire profiter d’un support de qualité.
