Il n’est pas toujours évident de gérer votre agenda, particulièrement lorsque le taux de rendez-vous est élevé. Or, les rendez-vous manqués affectent le bon fonctionnement de votre institut de beauté. En effet, ils sont synonymes de perte de temps, mais surtout de perte de chiffre d’affaires. Les conséquences sur l’organisation dans votre salon ne sont pas négligeables. C’est pourquoi il est de mise de mettre en place des stratégies efficaces pour les minimiser. Quels sont les impacts du no-show dans votre activité ? Quelles solutions prévoir pour l’éviter autant que possible ? Découvrez nos meilleures solutions pour lutter contre les rendez-vous manqués.
Les conséquences de rendez-vous manqués par vos clients
Les rendez-vous non honorés ont un impact direct sur votre activité. À la différence des rendez-vous annulés, les clients ne préviennent pas dans ces cas-là. Cela peut être lié à un oubli de leur part, ou tout simplement un imprévu personnel ou professionnel. Dans tous les cas, ils présentent de nombreuses conséquences négatives pour votre institut de beauté. Cela affecte en effet l’organisation interne dans votre salon de beauté.
Les rendez-vous manqués sont une véritable perte de temps pour vos équipes, parce qu’il est impossible de compenser le créneau horaire et de trouver un nouveau client pour remplacer celui qui ne s’est pas présenté. Cela va par la suite engendrer des pertes financières importantes, à cause de la baisse considérable du nombre de clients prévus. De plus, pour fonctionner, votre institut doit couvrir un certain nombre de charges comme l’électricité, l’eau, ou encore le loyer…
Les rendez-vous manqués peuvent donc déséquilibrer votre trésorerie. Pour répondre aux demandes d’un client particulier, des commandes spéciales peuvent avoir été réalisées. Si ce dernier ne se présente pas, cela serait synonyme de dépense inutile pour votre salon. Même si ces produits sont réutilisables plus tard, ils immobilisent votre budget. Notez de plus que les no-show ont un impact sur vos salariés, surtout si leur rémunération est basée sur le nombre de prestations assurées.
Hormis ce côté financier, les rendez-vous manqués peuvent être source de déception, de stress et de mauvaise humeur chez le personnel. Cet effet sur leur bien-être aura une répercussion sur leur productivité. C’est la raison pour laquelle il est primordial d’optimiser la gestion des rendez-vous dans votre institut de beauté.
Mettez en place un système de rappel des rendez-vous par SMS
Les rendez-vous manqués sont souvent liés à un oubli de la part des clients. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place un système de rappel efficace pour qu’ils puissent confirmer ou annuler sans attendre la dernière minute. Le recours à une application intelligente est un bon moyen pour rappeler vos rendez-vous par SMS et réduire le taux de rendez-vous manqués dans votre institut de beauté.
Le taux de lecture d’un SMS est de 95 %, ce qui fait de lui un excellent canal de communication. Vous aurez la certitude que votre message de rappel sera lu par le destinataire dans les 4 minutes suivant son envoi. Il est tout à fait possible de personnaliser le contenu en fonction de vos besoins grâce aux fonctionnalités de l’application. N’hésitez pas à inviter le client à vous répondre par SMS, en simplifiant le processus.
Cela lui permet de confirmer ou d’annuler son rendez-vous à temps. Il est vivement recommandé de planifier ce rappel au moins dans les 48 heures précédant le rendez-vous. Ainsi, si le client annule, vos équipes auront le temps de trouver de nouvelles réservations pour éviter les pertes. Certaines applications vous permettent même d’automatiser l’envoi des SMS de rappel en fonction de votre agenda professionnel.
Sensibilisez votre clientèle à ces enjeux
Cela peut vous sembler inutile, pourtant, la sensibilisation de la clientèle peut vous aider à réduire le taux de rendez-vous manqués considérablement. Si tous les clients sont conscients de ces enjeux, et qu’ils respectent le délai maximal de 48 heures pour annuler, vous pourrez mieux organiser votre agenda. Vous aurez le temps de combler les heures libres après annulation et pourrez ainsi percevoir les revenus prévus.
Pour ce faire, vous devez veiller à leur faire part des différents moyens à disposition pour entrer en contact avec votre institut (adresse email, numéro de téléphone, réseaux sociaux…). Il est également essentiel d’imposer un délai à respecter pour les annulations. Des frais d’annulation peuvent aussi être prévus pour les rendez-vous non honorés. Bien que cette solution ne plaise pas forcément à tous les clients, elle peut vous aider à éviter les pertes importantes.
Que faire en cas de no-show ?
Certes, le fait de se retrouver avec un horaire libre à cause d’un client est une situation désagréable. Toutefois, notez que les rendez-vous manqués ne sont pas toujours intentionnels. C’est pourquoi vous devez bien agir en cas de no-show pour ne pas affecter l’image de votre institut de beauté. Après tout, il nous arrive tous d’oublier et personne ne peut prévoir les imprévus. Il n’est donc pas nécessaire d’en faire toute une histoire et de blâmer votre client, au risque de le perdre.
Même si le paiement anticipé de vos prestations est un moyen de réduire les pertes financières à cause d’un no-show, cela n’est pas forcément favorable pour votre image. Au contraire, cela peut freiner les ventes, car ce manque de flexibilité peut inciter les clients à aller voir ailleurs. Il est cependant possible de fixer un nombre limité de rendez-vous manqués par client.
Comme vous pouvez le constater, les rendez-vous manqués dans un institut de beauté ne sont pas sans conséquences. Ils peuvent faire baisser votre chiffre d’affaires et affecter la productivité de votre personnel. Une bonne gestion de votre agenda professionnel est donc de mise pour y remédier efficacement. Pensez à mettre en place un système de rappel pertinent pour permettre aux clients de confirmer ou d’annuler leur rendez-vous à temps.
Le rappel de rendez-vous par SMS est sans doute la meilleure option, avec un taux de lecture optimal. N’oubliez pas de sensibiliser les clients pour les inciter à respecter le délai maximal d’annulation. Enfin, en cas de no-show, évitez de confronter vos clients et pensez plutôt à des solutions stratégiques pour réduire les rendez-vous non honorés.
