La mise en place d’un système ERP est une démarche stratégique à fort impact pour toute entreprise qui s’est engagée dans un processus d’amélioration de sa gestion et de son efficacité. Dans cette dynamique, en tant que responsable, vous êtes tenu de choisir le partenaire idéal pour mener à bien le projet.
Cependant, il n’est pas toujours évident de reconnaitre un prestataire digne de confiance. C’est pour cette raison que nous avons répertorié pour vous des astuces qui vous seront très utiles.
Quelle est l’expertise du partenaire en matière d’ERP ?
L’expertise et l’expérience du partenaire potentiel sont des critères fondamentaux à évaluer dans votre démarche. À cet effet, vous allez vérifier s’il possède une expérience significative dans la mise en place d’ERP dans des entreprises similaires à la vôtre.
Pour ce faire, il va falloir examiner ses antécédents en matière de prestation de conseil erp, les types de systèmes qu’il a implémentés, de même que les résultats obtenus. Une entreprise avec une expérience avérée disposera d’un personnel qui a une maitrise des différents aspects de l’ERP, mais en plus, une connaissance des meilleures pratiques et des défis courants rencontrés lors du déploiement.
Comment le partenaire gère-t-il le support et la maintenance post-implémentation ?
Lorsqu’un système ERP est mis en place, le véritable défi ne s’arrête pas à l’implémentation. La phase de support et de maintenance post-implémentation est tout aussi déterminante, dans le sens où elle garantit le succès à long terme du système. En ce sens, voici les éléments clés à examiner pour évaluer comment une agence gère cette phase essentielle :
La disponibilité et la réactivité du support
Il est vital que le partenaire fournisse un support technique disponible et réactif. Concrètement, cela suppose qu’il doit proposer des canaux de communication clairs, en l’occurrence, des lignes d’assistance téléphonique, des e-mails ou des portails de support en ligne, et être en mesure de répondre rapidement aux demandes d’assistance.
La disposition du partenaire à résoudre les problèmes de manière efficace et dans des délais raisonnables minimisera les interruptions opérationnelles.
Le plan de maintenance et de mises à jour
Un bon partenaire doit fournir un plan de maintenance détaillé qui inclut les mises à jour régulières du logiciel, les correctifs de sécurité ainsi que des améliorations fonctionnelles. En effet, les mises à jour permettent de maintenir la sécurité et la performance du système ERP, surtout dans un environnement technologique en constante mutation.
Vous allez donc demander aux responsables de l’agence de proposer un calendrier de mises à jour régulier, mais aussi des processus pour tester ces mises à jour avant de les appliquer.
Une formation et une documentation continues
Le support post-implémentation ne se limite pas à la résolution de problèmes techniques. Il intègre également la formation continue des utilisateurs et la fourniture de documentation complète.
Par conséquent, dans le calendrier de collaboration avec le prestataire, il devrait y avoir des sessions de formation pour les nouveaux utilisateurs, et même les utilisateurs existants qui auraient besoin d’un rafraîchissement.
En la matière, il sera indispensable de prévoir une documentation détaillée, notamment, des manuels d’utilisation et des guides de dépannage afin de permettre à votre équipe de résoudre les problèmes courants de manière autonome.
Quelle est la qualité de la relation client et la flexibilité du partenaire ?
La qualité de la relation client est un autre facteur déterminant dans le choix du partenaire pour votre projet ERP. Pour cette raison, vous devez évaluer la manière dont il communique avec vous et la flexibilité dont il fait preuve pour adapter le projet à vos besoins.
Le prestataire qui va collaborer avec vous doit être en mesure de comprendre vos objectifs, de répondre à vos préoccupations et de s’ajuster aux évolutions de vos exigences tout au long du projet. Une communication ouverte, couplée à une approche collaborative, c’est la clé d’une mise en œuvre harmonieuse.
